Myter vid offentlig upphandling

SVTs inköpschef Eva-Lotta Löwstedt Lundell är nästintill mytomspunnen. Man kan både läsa och höra hennes namn i alla möjliga sammanhang och jag har länge varit nyfiken på att höra henne irl. Så av en slump så siktade jag henne på Stockholmsmässan idag. Hon höll ett kärnfullt anförande om myter vid offentlig upphandling.

Det var egentligen inte myterna som väckte mest intresse, utan snarare Eva-Lottas beskrivning om hur man får till en bra upphandling. Tio tips som fungerar för såväl offentliga som privata upphandlare:

Börja på ett blankt papper: Skissa upp den ultimata affären. Ringa in antal leverantörer, mervärden, kompetens mm.Utgå inte från LOU.

Kopiera inte den gamla upphandlingen: Den gamla upphandlingen kan innehålla feltänk eller tänk byggda på föråldrade förutsättningar.

Prata med leverantörerna och lär: Gå helst tillbaka till leverantörer som förlorade den förra upphandlingen och fråga hur de tycker affärsmodeller, erbjudande mm ska se ut.

Sätt tydliga effektmål: Be leverantörerna redogöra för hur de ska uppnå dem - mindre hur, mer vad.

Involvera inköpsfunktionen tidigt: Se även till att vara ute i god tid.

Tänk även på nästa affär: Se upp så att du inte outsourcar alla dina resurser och hamnar i knät på leverantören, eller skapar andra inlåsningseffekter.

Bjud in leverantörerna till informationsmöte: När anbudsbegäran gått ut så bör leverantörerna bjudas in för att få en genomgång av underlagen, där eventuella oklarheter kan klaras ut. Dokumentera alla frågor och skicka ut frågor och svar till alla anbudsgivare.

Bjud in till anbudspresentationer: Be leverantörerna presentera sina anbud.

Kommunikation med förlorande leverantörer: Efter kontrakt bör kommuniceras varför ett visst anbud vann och andra förlorade. Detta minskar risken för överprövning och gör leverantörerna mer intresserade av nästa upphandling.

Var rättvis: Ge alla samma förutsättningar.

Eva-Lottas första punkter som handlar om att inte använda 'copy and paste'-funktionen är nog de mest tänkvärda. Vi inköpare vill ofta utgå ifrån mallar och strukturer, att alltid börja från ett vitt papper är ofta en mer arbetsam process. Likaså går detta emot moderna arbetsmetoder som exempelvis, enhetliga processer eller standardiserat arbetssätt. Samtidigt måste man nog ge Eva-Lotta rätt i att börja om på nytt är ett sätt att skala bort förlegade arbetssätt och se affärer i en ny dager.