De årliga prisjusteringarna

Av någon anledning sammanfaller många avtalsår med kalenderår. Detta innebär att det kring årsskiftet ansamlar sig en mängd avtal som löper ut, ska förhandlas om eller prisjusteras genom indexjustering. Det gäller dock långt ifrån alla avtal, exempelvis har lokalhyresavtal ofta sitt terminslut i september - en kvarleva av bondesamhällets arrendeavtal som löpte ut efter skörden.

Det blir i varje fall en mängd avtal som behöver ses över. I fjol tipsades om ett par knep vid omförhandling, i år får det i stället handla om den betydligt tråkigare processen som kallas indexjustering. Justering genom index kan förefalla en enkel uppgift, men den som blivit inblandat i en sådan upptäcker snabbt att det finns fallgropar, några exempel:

Ren felräkning beror ofta på att man multiplicerar viktningstalen både med gammalt och nytt index. Exempelvis kan vi ha en indexmodell av typen 70% arbetskraft och 30% material, som ser ut på följande sätt:

Pny = Po · (0,3 · (ITPIny/ITPIo) + 0,7 · (AKIny/AKIo))

i Excel är det lätt hänt att man i stället petar in följande felaktiga rad:

Pny = Po · (0,3 · ITPIny  +   0,7 · AKIny)/(0,3·ITPIo  + 0,7 · AKIo))

vars resultat i vissa fall kan ligga nära det rätta, men som faktiskt är fel.

Att läsa av rätt index är förstås A och O. Det finns ofta ett stort antal varianter på samma index. Om vi exempelvis tar de index som SCB ger ut så delas de först in i olika SPIN (ex. 2002 eller 2007) och därefter en mängd undergrupper. I undergrupperna är det verkligen viktigt att kontrollera att man exempelvis tar den avtalade 25.1 och inte bara den överliggande 25. Många index finns också i preliminär och definitiv version, vilket också är viktigt att välja rätt. Har parterna inte avtalat om vilken version så gäller det att ta samma för avläsningsmånad och basmånad.

Välj rätt indexmånad. Här är det förstås avtalstexten som styr, men vid avtalstecknande försöker man alltid försöka få en överensstämmelse mellan basmånad och avläsningsmånad. Denna överensstämmelse minimerar risken för säsongsvariationer. Om avtalet inte är konstruerat på det sättet bör man försöka nå en överenskommelse med leverantören om detta, det kan gagna båda parter.

Indexet har upphört är ett inte helt ovanligt fenomen. Det är dyrt att ta fram index och därför är det vanligt att utgivaren ibland tar bort ett index. En annan variant är att utgivaren förändrar indexet så att det får en annan sammansättning och därmed nytt namn. I detta fall gäller det att ta reda på hur det gamla indexet var konstruerat och därefter försöka enas med avtalsmotparten om val av ett nytt index som motsvarar det gamla. SCB och andra indexutgivare ger ofta bra rådgivning i sådana här sammanhang.

Avrunda med rätt antal decimaler. Av gammal tradition avrundar man alltid belopp till jämna ören, cent eller annat lägsta mynt. Detta har inte någon större betydelse om enhetspriset är högt, men är det lågt kan avrundningsfelet kosta pengar som följer med till nästa år. Ta exempelvis en vara som kostar 1 krona per  styck, där vi köper 10 miljoner stycken om året. Ska priset höjas 1,6% så avrundas det nya priset till 1,02 kronor per styck, avrundningsfelet kommer att kosta 40.000 kronor per år. Det är inget som hindrar att det nya priset istället definieras som 1,016 kronor, för att undvika avrundningsfel.

Att arbeta med index kräver en hel del kunnande och vana vid noggrann sifferexercis. Det kan därför vara lämpligt att utse en särskild medarbetare som alltid hanterar indexeringsarbetet. Tyvärr hör inte detta arbete till det mest eftertraktade och därför bör en sådan syssla uppvägas av andra betydligt mer aptitliga arbetsuppgifter.

I bifogad fil finns ett exempel på en fungerande indexuppräkning.

Textförslag till avtalstexter finns i denna fil.

Blir SOX404 näringslivets motsvariget till LOU?

Den kritik som ofta riktas mot offentlig upphandling är att den administrativa bördan i samband med upphandling blir så stor att den äter upp vinsterna från affärsmässigt agerande och konkurrens-utsättning. I förlängningen kan man fråga sig om man överhuvudtaget ska ägna sig åt inköp om transaktionskostnaderna blir för stora - det kan till sist löna sig att producera i egen regi.

Näringslivet har länge sluppit obligatoriska krav på administrativt tunga inköpsprocesser, men sedan 2002 har en del företag med amerikansk anknytning tvingats in under reglerna i SOX404.  Några axplox ur detta regelverk är exempelvis*:

• Fungerande auktorisationsprocesser för kontrakt, beställningar och betalningar.
• Rapportering och hantering av risker i samband med leveransavtal.
• Kontroll av ledtider mellan inköpsanmodan och inköpsorder.
• Mätning av olika former av prisvarians (exempelvis mot marknadspris).
• Uppföljning av att användarkrav når leverantörerna.
• Fungerande processer för leverantörskvalificering och leverantörsvärdering.
• Matchning av order, godsmottagning, lager och betalning.
• Fungerande process för kvalitetskontroll vid godsmottagning.
• Auktorisationsprocess för förskottsbetalningar. 
• Skattekodning av inköpsorder samt kontroll mot relevant lagstiftning.

Karaktären på SOX-kraven skiljer sig ifrån LOU/LUF så till vida att man främst siktar in sig på interna processer, medan LOU/LUF snarare tar sikte på mötet med leverantörsmarknaden inför avtalstecknandet. Men en sak har de gemensamt - de har administrativa processer som drar mer kostnader.

LOU/LUF har kommit till i flera steg ända sen 1950-talet, där det viktigaste steget var 1994 då Sverige gick med i EU och tvingades anamma de europeiska kraven. Bakgrunden till LOU:s tillkomst är sannolikt myglet och den ineffektiva användningen av offentliga medel. SOX instiftades i USA 2002 efter den stora ENRON-skandalen som ett regelverk för att säkerställa att medlen i publika företag används på ett korrekt sätt. Med andra ord är SOXens historia ännu ganska ung och vi kan förvänta oss att kraven skärps och sprider sig i vidare kretsar. Det skulle inte förvåna om EU en dag inrättar EU-SOX för publika företag.

Vi inköpare kanske bör förberedda oss på att det kommer fler och fler SOX-krav genom egen såväl som främmande lagstiftning. Dokumenterade processer är kanske en bra början, men det gäller förstås att processerna bli effektiva. Här kommer även inköpssystemet in i bilden. Även om ett företag idag inte behöver följa SOX, så kan det faktiskt vara bra att ha ett system följer SOX-kraven. SOX är med andra ord en bland andra goda anledningar till att börja bygga upp en effektiv inköpsorganisation.

*Med reservation för att tolkningen av SOX404 inte riktigt satt sig än. Det kan finnas andra tolkningar.

Strategiska offentliga inköp

Boken med den här lite förbryllande titeln kom ut i höstas. Av titeln får man intrycket att den ska handla om strategiskt inköp, men bortsett från ett par sidor i början, handlar den inte alls om strategiskt inköp. Istället handlar den nästan uteslutande om taktiskt inköp och då i synnerhet upphandling.

Ofta utgår upphandlingslitteratur ifrån lagtexterna LOU/LUF, men i denna bok har författarna Kalle Krall och Eva-Lotta Sandberg valt ett mer praktiskt angreppssätt. Istället för att bara prata om lagens förbud och påbud så visar de med praktiska exempel hur man kan bedriva upphandlingsarbete. Detta med all rätta, eftersom lagen inte ger några vägledningar till att skriva bra kravspecar eller konstruera poängskalor för anbudsutvärdering. Detta tomrum fyller Krall/Sandberg ut med olika tips och exempel.

Boken får betraktas som en bra grundbok för nybörjare inom offentlig upphandling, men rävar blir nog besvikna. Den har ytterst få litteraturreferenser för den som vill fördjupa sig eller ta reda på vilka teorier boken bygger på. Inte heller har den referenser till lagstiftning för den som vill fördjupa sig i lagkraven. Vidare har den flera utfyllnadsbilagor av typen skåpmat som man lika gärna kan hitta ute på nätet. Istället har man snålat in på sakregistret.

Priset: 659 kronor gör den till en av de dyrare böckerna i sin genre. Köp den exempelvis på Adlibris:
Adlibris: Offentliga strategiska inköp
eller Bokus
Bokus: Offentliga strategiska inköp

Affärsturism

Ordet kan ha en mer eller mindre seriös innebörd. I många länder, exempelvis inom det forna östblocket, kan det ha en mycket negativ klang bland leverantörer som ofta får uppleva veckolånga kundbesök som kräver både förplägnad och underhållning. Fenomenet beror sannolikt på en tradition där tjänsteresan ses som en löneförmån och inte ett uppdrag. I Sverige är det inte alls lika utbrett bland inköpare eller andra som sysslar med anskaffning. Detta beror sannolikt på att vi uppfattar tjänstresan mer som arbete än semester.

Affärsturism är i och för sig inget negativt om den fyller ett syfte; exempelvis finna bättre leverantörer, utveckla relationer eller göra bra affärer. De blir först ett problem då den går till överdrift, inte ger resultat eller i värsta fall faktiskt ger sämre resultat. Ibland hör man om inköpare som bara letar leverantörer i närheten av varma badorter; i länder med god mat eller sevärdheter. Om detta är ett systematisk beteende så finns en stor risk att man faktiskt kontrakterar sämre leverantörer, enbart därför att de egna behoven går före. En annan risk är att leverantörerna måste budgetera för vidlyftig representation.

Hur pass utbrett detta problem är ganska svårt att säga, men det är tveklöst så att det finns. Frågan är vad man kan göra åt det? En inköpspolicy kanske är bra, men frågan är hur stor verkan en sådan får. En del företag har väl fungerande rutiner för reserapportering och detta är ofta ett bra första steg. Det går till exempel inte att vara borta i månader utan att rapportera dag för dag om vad som hänt. Mätsystemet kan också vara en bra indikator. Vi kan titta på olika kostnadsmätetal för tjänsteresor, leverantörsbevakning och faktiskt leverantörsutfall.

Inköp eller SCM

Supply Chain Management kom i ropet för ett par decennier sen och nu slänger sig inköpare med ordet i var och varannan mening. Man hör också att inköpare har olika syn på vad det är och hur viktigt det är. Gör vi en ren bokstavsöversättning till svenska så skulle det bli "ledning av leveranskedjan" och så långt är nog de flesta överens, men sen går åsikterna isär. Man kan höra åsikter såsom att "SCM är bara en del av inköpsverksamheten" eller "SCM är det övergripande målet där inköp bara är en byggsten".

Danskarna Larson och Halldorson har studerat just dessa olika strömningar och lyckats definiera fyra dominerande perspektiv på inköp vs. SCM. Så här ser deras modell ut:

Där tradionalisten ser SCM som en inköpsstrategi som fokuserar på leverantörsutveckling och partnerskap hos leverantörer och underleverantörer. Förenaren ser SCM som en nivå över inköp med mer beslutsbefogenheter och som omfattar fler processer än enbart inköpsprocesser. Namnbytaren sätter ett likhetstecken mellan SCM och inköp och gör ingen vidare analys mellan skillnaderna. Korsaren ser breda strategier som bryter genom flera affärsprocesser.

Tyvärr får vi nog vänta några decennier till för att se vilken som blir den vinnande tolkningen av begreppet SCM, såvida det är något helt annat som är i ropet då.

Världens mest lästa inköpsbok

Det är förstås omöjligt att säga vilken inköpsbok som är den mest lästa, men man kan nog ringa in ett tiotal som ligger i topp. De flesta inköpare tror nog att det är drakarna van Weele och Monczka som tävlar om förstaplatsen med sina respektive bibelutgåvor. I kölvattnet finner vi litteratur av Farrington, Lysons, Cousins, Axelsson, Baily, Handfield och några till.

När man bläddrar i böckers litteraturförteckningar och källhänvisningar så är det ett namn som ofta dyker upp och det är Helen Hysell och hennes bok The Science of Purchasing. Den här boken gavs ut redan 1922 och har sedan dess kommit i ett nästan oändligt antal nytryck. Den ges fortfarande ut av två förlag: Bibliolife och General books, som trycker nya upplagor varje år. Det stora antalet upplagor gör den nog så stor att den slår både Monczka och van Weele.

På nätet går det att läsa en fuktskadad PDF hos OpenLibrary, men frågan är om den inte nått sådan kultstatus att varje inköpare med lite aktning vill ha ett pappersexemplar att pryda bokhyllan med.

Köp den hos Adlbris som häftad för 177 kr.
Eller som inbunden för 236 kr.
Den finns i fler format och priser från andra förlag.

Gränsdragningslistor

Gränsdragningslista är ett snabbt och enkelt sätt att beskriva en leveransomfattning, i synnerhet då det rör sig om ömsesidigt tillhandhållande av tjänster. Bruket av dessa listor uppstod först inom fastighetsunderhåll och byggentreprenader, men har successivt spridit sig till andra områden som omfattar handel med tjänster.

Den förmodligen allra vanligaste formen är den som finns i många lokalhyresavtal, där parterna behöver reglera vem som gör vad med avseende på det berörda fastighetsunderhållet. Exempelvis kan den se ut på följande sätt:

I den här formen är gränsdragningslistan ganska otvistig. I ansvaret ingår såväl utförandet som kostnaden för utförandet.

De enkla gränsdragningslistorna har utvecklats och kan omfatta fler parter än bara köpare och säljare. Ett annat fenomen är att man börjat dela upp ansvaret att utföra och vem som ska bära kostnaden. Detta ser man ofta i byggentreprenadavtal i vilka man hänvisar till så kallade krysslistor. Exempelvis kan en krysslista se ut på följande sätt:

Det är här det börjar bli vanskligt och den här typen av gränsdragningslista blir ofta föremål för tvist. Det största problemet ligger i hur betalningen ska regleras, vilket i sin tur beror på hur avtalets ersättningsmodell ser ut. Tvisten ligger ofta i det som beställaren ska betala och det som leverantören ska leverera. Här blir det tvist om ersättningen ingår i klumpsummor, löpande räkning eller något á-pris. Det kan också bli tvist om det omvända och då handlar det kanske mer om avsaknaden av ersättningsmodell. Leverantörer vill ofta göra ett overheadpåslag på fakturor som ska gå vidare; det kan vara acceptabelt men analogt så bör en beställare få göra detsamma. Listan med tvister kan göras ännu längre.

Att använda dessa lite mer avancerade gränsdragningslistor är ofta ett snabbt och effektivt sätt att komma framåt i olika typer av tjänsteinköp. Som belysts ovan gäller det dock att se upp. När listan är färdigkryssad bör man ta ett nytt varv och göra textförtydliganden i kommentarskolumnen, helst genom kopplingar till pris- och ersättningsmodeller.

Exempel entreprenadgränsdragningslista