Inköp eller SCM

Supply Chain Management kom i ropet för ett par decennier sen och nu slänger sig inköpare med ordet i var och varannan mening. Man hör också att inköpare har olika syn på vad det är och hur viktigt det är. Gör vi en ren bokstavsöversättning till svenska så skulle det bli "ledning av leveranskedjan" och så långt är nog de flesta överens, men sen går åsikterna isär. Man kan höra åsikter såsom att "SCM är bara en del av inköpsverksamheten" eller "SCM är det övergripande målet där inköp bara är en byggsten".

Danskarna Larson och Halldorson har studerat just dessa olika strömningar och lyckats definiera fyra dominerande perspektiv på inköp vs. SCM. Så här ser deras modell ut:

Där tradionalisten ser SCM som en inköpsstrategi som fokuserar på leverantörsutveckling och partnerskap hos leverantörer och underleverantörer. Förenaren ser SCM som en nivå över inköp med mer beslutsbefogenheter och som omfattar fler processer än enbart inköpsprocesser. Namnbytaren sätter ett likhetstecken mellan SCM och inköp och gör ingen vidare analys mellan skillnaderna. Korsaren ser breda strategier som bryter genom flera affärsprocesser.

Tyvärr får vi nog vänta några decennier till för att se vilken som blir den vinnande tolkningen av begreppet SCM, såvida det är något helt annat som är i ropet då.

Året som gick

Så har bloggens första hela kalenderår kommit till sitt slut och det är dags att summera upp. Utifrån besökarstatistik, kommentering och lämnade synpunkter kan man bilda sig en uppfattning om vad som intresserar läsarna.

Framför allt verkar många inköpare vara intresserade av existientiella frågeställningar; exempelvis roller, arbetsuppgifter, kompetenser etc. Egentligen kan man tycka att en yrkeskår som funnits i ungefär 150 år borde ha en rätt tydlig uppfattning om den egna rollen, men så är inte alltid fallet. Kanske var det lättare förr när inköparen bara hanterade transaktioner relaterade till insatsvaror, med en relativt begränsad flora av lagar och regler. Nu ser vi förändringar mot att köpa mer tjänster samt att inköpsorganisationen blir mer värdeskapande samtidigt som vi behöver navigera genom en strid ström av internationella lagar. Rätt i tiden kom i höstas Kron/Wallgrens bok Inköp i förändring, som pekar ut den nya färdriktningen.

Bloggen har innehållit en hel del nedladdningsbara filer med varierande attraktionskraft. Den fil som laddats ned mest är Alinaghians självskattningsverktyg. Detta kanske inte är så förvånande eftersom det handlar om just roller och arbetsuppgifter. Det ligger nära till hands att tro att detta hjälpmedel kommer att dyka upp i olika skepnader inom olika organisationer.

E-sourcing av alla dess slag har tilldragit sig mångas intresse. Detta är sannolikt också ett utslag av den nya tiden där vi håller på att lämna pappret som främsta informationsbärare i vårt behov av transaktioner som blir snabbare och säkrare. Vi har också behov av bredare och exaktare beslutsstöd. För att kunna fatta rätt inköpsbeslut behöver vi sammanställa och bedöma mycket information på kort tid; där enda sättet är olika former av systemstöd. Allt detta är en förändringsprocess som behöver stötas och blötas för att vi ska kunna landa rätt.

Kommunikation verkar vara en flaskhals för många inköps-organisationer. Det har handlat allt om val av kommunikationsmedia till vad och hur vi kommunicerar. Dagens stora utbud av intranät, portaler, EDI, telekommunikation, möten etc kan göra det svårt att välja rätt väg. Några tips har kommit via den här bloggen; men ämnet är långtifrån uttömt.

Frågan är nu vad 2011 ska handla om? Lämna ditt förslag i kommentarsrutan nedan:

Inköp i föreningar

När man talar om köpare så nämns ofta tre stora kategorier: konsumenter, företag och det offentliga, men det finns faktiskt en sällan nämnd kategori till och det är föreningar. Detta kanske beror på att det är en så heterogen kategori. Vi finner allt från ideella intresseklubbar till stora folkrörelser eller olika typer av ekonomiska föreningar varav en del nästan drivs som företag. Detta gör att köpbehoven kan såväl likna konsumentens som företagets eller det offentligas behov. Därför gjorde jag lite efterforskningar för att se hur olika typer av föreningar ser på köp i största allmänhet:

För ideella föreningar finns en mängd föreningshandböcker framtagna som ingående beskriver föreningsekonomin, märkligt nog är det nästan ingen bok som beskriver köpandet. Till sist fann jag Björn Lundéns bok Ideella föreningar där det står tre ynka rader, typ: "I litet större föreningar bör styrelsen sätta upp inköpsregler...". Det förefaller alltså att anskaffning genom köp inte är en väsentlig frågeställning i ideella föreningar.

Bostadsrättsförening är en av de mest vanliga formerna av ekonomisk förening i Sverige och är tydligt reglerad i lag. Som exempel tog jag Sveriges fem största bostadsrättsföreningar som enligt deras årsredovisningar sammanlagt har c:a 5000 lägenheter och omsätter 247MSEK per år. Deras totala spend genom köp är 186 MSEK, dvs c:a 75%. (Övriga 25% är skatter, arrenden, avskrivningar och löner). Det är med andra ord ganska stora volymer som köps. Trots detta skriver föreningarna inte speciellt mycket om hur inköpen går till, regelverk, policyer, strategier etc. Det som ändå ofta antyds är att köp sker genom upphandling som sker med stöd av förvaltaren. Dessa fem föreningar är pga av sin storlek säkert ganska välskötta, till skillnad från många mindre... man har ju hört om föreningar som köpt stora ROT-entreprenader utan ens ett formaliserat avtal. Detta är sannolikt anledningen till att det förekommit diskussioner om att instifta upphandlingsregler för bostadsrättsföreningar. 

Samfälligheter är en annan mycket vanlig typ av ekonomisk förening. Ofta handlar det om olika typer av samfälligheter där bostadsägare går samman för att dela på en resurs, exempelvis en väg eller en brunn. Vägsamfälligheter är en mycket vanlig typ av samfällighet, vars syfte är att underhålla en viss given vägsträcka längs vilken delägarna bor. Samfälligheten kommer alltså att behöva köpa mycket vägmaterial samt underhållstjänster, ibland kan det även bli fråga om markentreprenader. Eftersom många vägsamfälligheter erhåller offentliga medel så faller de många gånger under lagarna om offentlig upphandling... men hur många gånger har man hört en vägförening som följer LOU? Visst kan det vara så att många köp ligger under 5 prisbasbelopp och därmed kan direktupphandlas, men det är nog ändå långt ifrån alla.

Bland lite större folkrörelser finner man dock lite större intresse för inköpsfrågor. Ta exempelvis Hyresgästföreningen som bedriver ett aktivt inköpsarbete, har etablerat inköpspolicy mm. Jag tittade även på KRAV som också har ett strukturerat inköpsarbete. Det går säkert att finna fler organisationer i kategorin folkrörelser som är lite mer aktiva inköpsfrågor. Vad detta beror kan man fråga sig? Är det kostnadsmedvetenhet eller bara organisationens storlek som är drivande?

Sammanfattningsvis verkar det ändå som intresset för inköpsfrågor är ganska svagt ute i föreningslivet. Ibland kanske det är med rätta som frågan är oviktig, men säkert långt ifrån alltid. Man kan därför börja fråga sig om våra inbetalda medlemsavgifter, månadsavgifter, vägavgifter etc verkligen spenderas på ett så optimalt sätt som möjligt.

Nybliven inköpare?

Senaste veckan har jag fått en del mejl och kommentarer med frågor om tips för nyblivna inköpare. Jag skulle gärna dela ut den gyllene nyckeln till drömjobbet, men nyckeln existerar inte. Det är bara enträget jobbsökande, hårt arbete och successiv utökning av meritlistan som gäller.

Väl inne på första jobbet kan vi börja med lite taktik. Låg profil första månaderna är en gammal klassiker som alltid funkar. Detta innebär dock inte att man ska hålla sig undan, bara att man inte ska försöka sticka ut eller göra sig märkvärdig. Det gäller att lyssna och analysera. För sig själv kan man göra en intressentanalys över företaget. Ta verktygen Mendelowmatris och RACI-matris till din hjälp. Analysera också företagets nedbrytning av ekonomiska befogenheter.

Det är viktigt att förstå alla inköpsprocesser. En del företag har dem beskrivna i sitt verksamhetssystem, men ofta visar det sig att de verkliga inköpsprocesserna skiljer sig från dokumentationen. Kartlägg i första hand verkligheten, inte dokumentationen. Om det inte finns väl beskrivna inköpsplaner och inköpsstrategier så kan det vara lämpligt att för sig själv förstå hur inköpskategorierna ser ut. Rita upp ditt eget Kraljicdiagram och jämför detta med hur företaget arbetar. Ofta har organisationens egna erfarenheter lett dem till inköpsstrategiska slutsatser som överensstämmer med kraljicanalysen.

Låg profil kan dessutom vara en bra träning inför en av inköparens vanligaste arbetsuppgifter, nämligen förhandlingen. Nån sa till mig "en inköpare tiger"... och det kan nog ligga nåt i det. Det är knappast pratkvarnar som blir de bästa förhandlarna. Om du som förhandlingsledare klarar att vara tyst i en timme och får dina vapendragare att vara lika tysta, då har du kommit långt. Sen kan du behöva krydda det med en gnutta retorik.

Det finns alltid surdegar vid en inköpsavdelning. Problem som ingen orkar lösa eller bara arbetsuppgifter som är för tråkiga. Det brukar röna popularitet att ta sig an tråkiga arbetsuppgifter som ingen annan vill göra. Lyckas man dessutom lösa surdegen så blir man extra populär. Men se upp så du inte drar svarte-petter, vissa problem kan vara alltför svåra att lösa. Ta i första hand lättlösliga, men tråkiga arbetsuppgifter. Lös dem med ett leende.

Se till att få träffa leverantörerna så snart som möjligt. Om de kommer långt bort ifrån så inrikta dig på täta telefonkontakter.  Det gäller att etablera en relation. Som i alla relationer så finns det toppar och dalar och detta inverkar på vårt agerande. En grundregel som jag har i alla leverantörskontakter är att; allt som är negativt kommuniceras muntligen; och allt som är positivt kommuniceras skriftligen. De allra flesta människor vill göra tvärtom, men det är just det man inte ska. Vi kan exempelvis ta en anbudstävlan; där får de förlorande anbuden ett muntligt telefonsamtal, medan det vinnande ett mejl. Jag vet inte hur många gånger jag har suttit i timslånga telefonsamtal med deprimerade säljare, men jag vet att det är värt det för den långsiktiga relationens skull.

Till sist; fundera över inköparegenskaperna som jag nämnde igår, de är ofta de som efterfrågas.

Jag välkomnar läsararna att komma med fler tips!

Kan man utbilda sig till inköpare?

Om frågan ställdes för tio år sen så innehöll nog svaret en del omskrivningar. Visst fanns det kurser redan då, men under andra namn. Det var inte lika tydligt att man siktade på professionen inköpare. Under det senaste årtiondet har kurserna poppat upp som svampar. Man kan plocka ihop enstaka kurser i en valfri mix eller så kan man välja kompletta utbildningslinjer som ger bred inköparkunskap. Ganska intressant är att såväl ekonomisk, teknisk och juridisk fakultet erbjuder kurser med ganska likartat innehåll. Man kan fråga sig om de gamla disciplingränserna håller på att suddas ut.

Ekonomisk fakultet erbjuder inköpsrelaterade kurser inom ramen för marknadsföring, företagsekonomi och management. Ofta har utbildningarna en klart internationell prägel. Vanligen finner man de inköpare som utbildats sig som ekonomer inom detaljhandel, dagligvaror, konsumentprodukter mm, företrädelsevis på multinationella företag.

Teknisk fakultet erbjuder inköpsutbildning inom program för industriell ekonomi, logistik och supply chain. Man kan se klara kopplingar till tillverkning och givetvis finner man många av dem som skaffat sig teknisk utbildning inom tillverkande industri i synnerhet tekniska produkter.

Juridisk fakultet döljer inköpsutbildning under mer traditionella kursnamn som handelsrätt och kontraktsrätt, men väl så behövliga kunskaper för en inköpare. Vissa lärosäten har börjat erbjuda utbildningar inriktade på offentlig upphandling, vilken är en mer tydlig inköparroll. Inte förvånade finner man inköpare med juridisk bakgrund inom främst offentlig upphandling.

Andra fakulteter kan erbjuda kurser som kanske inte tillhör de traditionella inköparämnena, men väl värda att läsa. Exempelvis kan jag se främmande språk med affärsinriktning, retorik, skrivande eller programmering/systemering.

KY-utbildningarna dök upp 2002 och erbjuder kompletta inköpsutbildningar på en mängd orter. Utbildningarna som är tvååriga täcker de flesta områden som berörts ovan och torde därför ge en relativt stor bredd på inköparna. Eftersom utbildningarna fortfarande är relativt nya är det svårt att säga vilken roll dessa inköpare hamnat i. Kanske nån läsare som kan tipsa?

Enstaka kurser är en utomordentlig väg för den som redan har teoretisk grundutbildning och som vill specialisera sig inom inköp. Många lärosäten erbjuder kvällskurser och distanskurser vilka möjliggör för den yrkesverksamme att förkovra sig. Jag googlade fram några förslag nedan, men det finns många fler:

Gävle: Logistics and Supply management
Göteborg: Purchasing and Supply Management
Linköping: Inköp, Supply Chain och Logistik
Lund: Logistik, Inköp, Materialhantering, Verksamhetsutveckling
Södertälje: Inköp och Supply chain
Södertälje: Inköpslogistik
Stockholm: Offentlig upphandling