Offentlig upphandling versus privat upphandling

Jag tycker att offentlig upphandling ibland får oförtjänt mycket kritik. Kritiken har ofta bestått i att offentlig upphandling är byråkratiskt och orättvist, men är det så? Visst, nya regelverk blir ofta eldorado för byråkrater utan pedagogisk förmåga, men jag har kommit fram till att det inte behöver vara så. Nåväl, jag beslöt mig för att studera skillnaderna. Notera dock att min egen erfarenhet av offentlig upphandling har utsträckt sig till deltagande i anbudsprojekt riktade mot offentlig upphandlare, därför har jag inhämtat kunskap från litteraturen. (Främst boken Upphandlingens grunder av Kristian Pedersen)

Till att börja med så tycker jag att vi ska titta på begreppet upphandling. Vi brukar definiera begreppet såsom de aktiviteter som följer från utskick av förfrågan till slutande av avtal. För upphandlarens del kan arbetet förvisso påbörjas långt innan man möter leverantörsmarknaden. Upphandling är bara en mindre del av en inköpsfunktions ansvar, ofta säger vi att den utgör en del av det taktiska inköpet. Såväl privata som offentliga upphandlare deltar även i såväl strategiska som operativa inköpsfunktioner, men då under en annan arbetsrubrik.

Egentligen kan man konstatera att den private upphandlarens arbete inte skiljer sig mycket från den offentlige: Processerna är ganska lika, förfrågningsunderlagen brukar utformas på samma sätt och lagar såsom avtalslag och köplag är desamma. Den enda egentliga skillnaden är den offentlige upphandlarens skyldighet att följa LOU eller LUF. Vad är då LOU/LUF? Som jag ser det så är det ett regelverk där man definierat vad ordet affärsmässighet betyder (och förstås skyldigheten att vara affärsmässig). En privat upphandlare kan lägga lite vad han vill i detta ord, men om man ser sig omkring så finner man att många privata upphandlare faktiskt tänker på samma sätt om affärsmässighet som LOU/LUF. När man tittar på policys och upphandlingsinstruktioner för stora koncerner eller globala företag finner man förvånansvärt stora likheter med LOU/LUF. Nåväl, sammantaget skulle jag vilja se offentlig upphandling som en spelplan lite likt den private upphandlarens, men i centrum står affärsmässighet:


Jag har gjort en kort studie i skillnaderna mellan privat och offentlig upphandling, nedan finns mitt resultat i form av enkla ja-nej-svar. Observera dock att dessa svar är långt ifrån hela sanningen utan endast ett förenklat sätt att synliggöra skillnader:

Den här tabellen är förstås inte fullständig men den ger oss en fingervisning om skillnaderna. Var och en kan nu göra en värdering av de olika systemen. För min egen del - såsom privat upphandlare - så är det egentligen bara två punkter som skulle kännas betungande i offentlig upphandling; Dessa är leverantörens möjlighet till överprövning av tilldelningsbeslutet samt rätten till skadestånd vid felaktig tilldelning. Övriga punkter kan jag ta till mig och har faktiskt redan gjort i många olika sammanhang. Jag tror också att många andra privata upphandlare skulle ha nytta av en del av idéerna från offentlig upphandling.

Jag är givetvis inte den första som funderat över skillnaderna mellan privat och offentlig upphandling. En intressant studie har gjorts av Göteborgs universitet:

Göteborgs universitets studie

Pris- och betalningsbegrepp

I veckan hamnade jag i en stormig affärsförhandling som handlade om reglering av en rad oklara ekonomiska mellanhavanden. Tidvis var begreppsförvirringen total, vilket delvis berodde på oklar avtalsdokumentation. Vi inköpare avskyr oklarheter, eftersom dessa ofta leder till tvister. Därför har jag satt mig ned för att försöka reda ut de grundläggande begreppen.
  
Ett kommersiellt avtal bygger på att avtalsparterna utbyter prestationer. Köparens huvudprestation brukar utgöras av betalning. I avtalsförhållandet kan man finna tre grundbegrepp; pris, ersättning och betalning; vilka är beroende av varandra, men som begrepp självständiga. Det är också dessa tre begrepp som figurerar i köplagstiftningen och därmed i alla avtal.

Priset är som regel fastställt i parternas avtal. Priset kan antingen vara fastställt som en fast totalsumma, ett pris per enhet eller en mer eller mindre avancerad prismodell som tar hänsyn till omvärldsfaktorer och parternas olika rättshandlingar under avtalstiden. I de fall köplagen är tillämplig så fastställs de grundläggande bestämmelserna här (45 § - 47§). Mer avancerade prismodeller kan exempelvis bygga på nyckeltal såsom råvaruindex, valutakurser samt tidpunkten för leverans.

Ersättningen kan man säga är en beräkning av hur mycket köparen totalt ska betala. Centralt är förstås pris och prismodell som parterna avtalat. Hur stor kvantitet som avropats är nästa stora uppgift som behövs för att beräkna ersättningen. Vidare skall läggas till påverkan av omvärldsfaktorer såsom prisindex, valutakurser. Vissa typer av avtal har en stor påverkan av ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA). Till sist skall det göras avdrag för viten och skadestånd, beroende på eventuella avtalsbrott som säljaren eventuellt har begått.

Betalning är helt enkelt den rättshandling som innebär att pengar flyttas från köparens konto till säljarens konto. Köplagen (48§ - 49§) ger vissa grundregler om betalningstidpunkten, men eftersom det råder avtalsfrihet så brukar parterna nästa alltid avtala om en egen betalningsplan. Man brukar i huvudsak tala om tre tidpunkter; före leverans, vid leverans och efter leverans. I de fall parterna avtalat om betalning före leverans så är det inte alltid möjligt att beräkna ersättningens storlek, då blir detta förskott endast ett preliminärt belopp. Det är vanligt att parterna avtalar om en betalningsplan, med flera delbetalningar, summan av alla delbetalningar skall bli lika med den beräknade ersättningen.

Nåväl, kanske mycket text om lite... det handlar ju i grund och botten bara om att hålla isär tre begrepp: Pris - Ersättning - Betalning

Säljarens syn på lönsamhet och kundmarknad

En god vän som arbetar med försäljning delade med sig av sin syn på lönsamhet och kundmarknad. Säljarens uppgift är givetvis att skapa så god lönsamhet som möjligt, vilket han gör genom att erbjuda attraktiva produkter till rätt kundgrupper. Min vän skissade upp följande graf som avspeglade hans världsbild:

Med denna illustration så menade han att det fanns i huvudsak två lönsamma produktgrupper; 1. Produkter som var skräddarsydda gärna utarbetade i samarbete med kunden; 2. Standardprodukter som är lika för alla kunder, gärna hyllvaror. Att hamna mitt emellan, dvs att sälja ganska standardiserade produkter med en viss grad av kundanpassning menade han var mördande tufft. I detta bottensegment vill kunderna inte betala mycket mer än för motsvarande standardprodukt, men kräver ändå massa påpassning.

Vad kan vi lära oss av detta? Först kanske vi måste fråga oss om det är viktigt att leverantören har bra eller dålig lönsamhet? Det spelar kanske ingen roll, det är ju i slutändan bara våra kostnader som räknas. Men en leverantör som har dålig lönsamhet blir ett riskmoment; de kommer att ha svårt att avsätta pengar för utveckling; kundservice kan bli lidande etc. Det är kanske så att köpare och säljares intresse går hand i hand, dvs en lönsam leverantör gynnar kunden. Om min väns resonemang håller så skulle vi inköpare i så fall antingen sträva efter att antingen köpa skräddarsydda produkter eller strikt standardiserade produkter.

The Purchasing Chessboard

Jag har just läst huvuddelen av AT Kearney's nya bok The Purchasing Chessboard. Precis som alla andra managementkonsulter är AT Kearney's konsulter besatta av att göra matrisanalyser. De flesta managementkonsulter stannar vid fyrfältsmatriser (2x2), men för att bräcka alla andra har AT Kearney slagit sig på en 64-fältare. I grund och botten är det en fyrfältare som successivt bryts ned till åtta gånger åtta, som ett schackbräde. Perspektiven är köparens styrka versus säljarens styrka.

Matrisens grundbeståndsdelar består av olika inköpsstrategier. Inköpsstrategierna som sådana är inga nyheter utan mest gammal skåpmat som fått en ny förpackning. Jag tycker själv att varje strategi är ganska fåordigt beskriven och den ger inte mycket vägledning om hur man går från ord till handling. Det känns mest som boken är en meny över olika inköpsstrategier, medan recepten finns på annat ställe. Detta är lite likt AT Kearney, dvs paketera skolboksexempel och annat i lite lyxigare förpackning, de har gjort sig kända för denna arbetsmetod tidigare. En alternativ titel hade kunnat vara 64 sätt för en inköpare att spara pengar.

Boken kostar 387 kronor hos Bokus, vilket kanske inte är så väl investerade pengar. Köp hellre O'Briens bok om kategoristyrning som jag nämnde häromdan.
http://www.bokus.com/b/9783540887249.html?pt=search_result&search_term=the%20purchasing%20chessboard
Ännu billigare är att läsa AT Kearneys hemsida:
http://www.purchasingchessboard.com/content/en_en/esb/index.php?size=8

Kamannkuben - En modell för portföljanalyser

Portföljanalyser kan vi inköpare aldrig få nog av, trots att det går tretton på dussinet. Som bekant är syftet att analysera inköpskategorierna för att strukturera upp inköpsstrategierna. Alla vet vi ju att pionjären Peter Kraljic var den som började med portföljanalyser för inköp, året var 1983. Därefter har många andra följt efter. En av de mer kända efterföljarna var Bensaou 1999. En annan efterföljare som inte nämns fullt så ofta är holländaren Dirk-Jan Kamann som 1999 lanserade sin kub, eller som han själv benämner den "extra dimensioner vid portföljanalys".

Kamann utgår ifrån det klassiska Kraljic-perspektivet med vinstpåverkan versus leverantörsmarknadens komplexitet. Till detta lägger han leverantörens kundmarknadsperspektiv. Utifrån dessa tre synsätt drar han sedan en rad slutsatser, exempelvis:

• En del av strategiska och flaskhalsleverantörer har produkter som på något sätt är mönsterskyddade, patenterade eller liknande, vilket gör dem monopolistiska eller oligopolistiska. Möjligheterna att påverka produktens utformning är i dessa fall ytterst begränsad, i synnerhet för en liten köpare.
• Hävstångsartiklar kan delas upp i helt generiska standardprodukter och standardprodukter som kundanpassas. Exempelvis kan matråvaror vara helt generiska, medan färdiglagad mat är anpassad efter köparens behov. Kundanpassade produkter betraktas ofta som lite mer komplexa och här kommer strategierna att bestå av exempelvis värdeanalyser/värdekonstruktion.

Dirk-Jan Kamanns hemsida
Kamannkuben
Kraljics matris
Kraljics matris i Excel

Prisets beroende av kvantiteten

Förra veckan ägnade jag några tankar åt huruvida pris korrelerar med kvalitet. Jag konstaterade lite krasst att det inte fanns någon vidare korrelation. När vi kommer till kvantitet blir däremot världen annorlunda. Alla förstår ju att två är fler en, att större förpackningar ska ge lägre viktpris, att stamkunder ska åtnjuta större förmåner än spotkunder osv. Kvantitetens mätbarhet är mycket bättre än kvaliteten, det går inte att gömma sig bakom diffusa kvalitetsmått. Förståelsen från kundsidan är stor på detta område, från konsument till proffsinköpare. På inköpsavdelningarna sitter man och filar på planer för volymsammanslagning, integration, ekonomiska orderkvantiteter etc. Även från leverantörssidan har man stort intresse av att studera volymberoenden. De främsta förklaringarna finner man genom att studera produktkostnaderna, exempelvis:

• Allmänna omkostnader, overhead etc kan spridas över större volym
• Utvecklingskostnader kan spridas över större volymer
• Kostnader för ett kundkonto kan spridas på en större volym
• Orderhanteringskostnad kan spridas på större ordervolym
• Inlärningseffektivisering ökar vid större volym
• Bättre volymrabatter hos underleverantörer

Leverantören kan också se allmänna fördelar såsom en jämn och stor basbeläggning, dvs mindre risker för fluktuation. För en del produkter kan leverantören även se att kunden kommer att konsumera mer om mer beställs vid varje tillfälle, men detta gäller i första hand konsumentprodukter.

Om vi finge analysera kundreskontran hos en ganska typisk leverantör så skulle vi ganska snabbt kunna konstatera att det går att gruppera fallande prisnivå per enhet mot stigande volym, såväl ordervolym såsom årsvolym. Det kurvanpassade medelvärdet kan sägas åskådliggöra en del av leverantörens affärsmodell:

Det intressanta är dock att, vi trots kvantitetsmåttets goda mätbarhet, kommer att finna väsentliga spridningar från medelvärdet. Vad beror detta på? Jo, leverantörerna har förstås kategoriserat sina kunder på en rad olika sätt. Det kan vara företagskunder mot privatkunder, offentlig upphandling mot privat upphandling etc. Någon generell kategorisering går dock inte att nämna, eftersom denna kommer att variera från bransch till bransch. En sak som dock verkar vara gemensam är att leverantören kategoriserar kunder efter graden av affärsmässighet. En del kunder är mycket pris- och kostnadsmedvetna, har väl utvecklade inköpsfunktioner som mäter och kontroller minutiöst, dessa får alltid lön för mödan. Andra kunder köper mycket mer ad hoc, lyfter bara luren utan att bry sig om pris, vill ha så lite problem som möjligt. Dessa, så kallade mavericks, kommer alltid att bli skinnade genom leverantörernas affärsmodeller.

Priset som nyckeltal

På Clas Ohlson så tar jämt andra kunder mig för personal, kanske beror det på att jag ofta har ljusblå skjorta... för inte bryter jag på dalmål. Nåväl, det är ett utmärkt tillfälle att få prova på livet som nasare.

Häromdan började en dam av utländsk härkomst fråga mig på engelska om skillnaderna mellan två produkter, en billig och en dyr. Jag spelade med och försökte förklara skillnaden. Problemet var att det fanns egentligen inte så stora skillnader, så det blev svårt att objektivt motivera varför hon skulle välja den ena eller den andra. Till sist säger damen: "well, expensive is always better".

Damens uttalande fick mig att fundera på hur en lekman värderar kvalitet. I det nämnda fallet var det glasklart att damen fastställde kvaliteten utifrån pris som enda nyckeltal. Jag tror att medvetet eller omedvetet är det den kopplingen en lekman ofta gör. Den dyrare produkten kanske har någon extra liten funktion som kanske egentligen inte är värd så mycket, men genom att produkten ges ett högre pris så värderas funktionen upp mycket mer än den egentligen är värd.


Hur ser verkligheten ut? Kan man betrakta priset som ett pålitligt nyckeltal(mätetal)? Mitt svar är nej, pris är inget nyckeltal. Priser är något som bestäms på en marknadsavdelning och har ofta mycket liten koppling till kostnader och kundvärden. Ta ett exempel; varje vecka har mitt snabbköp extrapris på några produkter, nästa vecka säljs de till normalpris. Inte beror det på att de är billigare att producera under vissa veckor, inte heller förändras kundvärdet nämnvärt. Nej, det beror helt enkelt på att snabbköpet måste ha några lockvaror för att få in kunder i butiken.

Vi inköpare märker ofta att det inte finns någon korrelation mellan pris och kvalitet, hur gärna många leverantörer än försöker pådyvla oss motsatsen. Visst kan man finna exempel, men verkligheten är att det är helt andra parametrar som styr kvaliteten.

Kostnad är ett väl definierat nyckeltal som är lätt att mäta och som har tydlig koppling till verkligheten. Som professionell inköpare är det avsevärt lättare att finna korrelationer mellan kvalitet och kostnader. Det är här som den moderna inköpsfilosofin börjar, dvs vi lämnar den klassiska prisfokuseringen och går mot kostnadsorientering. Låt mig till slutligen sammanfatta vad Björn Axelsson skrivit i sin bok Företag köper tjänster:

• Den klassiska inköpsfilosofin är transaktions- och konkurrensinriktad, med uttalat prisfokus. Filosofin utnyttjar konkurrens, arbetar på kort sikt och är problemorienterad.
• Den moderna inköpsfilosofin är relations- och samarbetsinriktad, med uttalat kostnadsfokus. Man utnyttjar samarbetsmöjligheter istället för konkurrens. Arbetet är långsiktigt och tvärfunktionellt.