Världens första CWA15896-certifiering

Det är med spänning som vi väntat på den förste att certifiera sig mot inköpsstandarden CWA15896. De flesta trodde nog att det skulle bli någon toyotifierad bilindustri som vill ligga i framkant vad avser inköp. Det är därför med viss förvåning man läser att det är ett sjukhus som är först, närmare bestämt det spanska sjukhuset Calahorra. Men det är kanske ändå inte så förvånande, ty även inom den svenska sjukvården ses trender mot att man låter sig inspireras av industrins tankegångar kring kvalitetsledning, förbättringsarbete, säkerhet och produktionsteknik.

Calahorra har använt sig av DNV som auditör. Ett vågat val, eftersom DNV gjort sig kännt som ett av de tuffaste certifieringsorganen vad avser certifiering mot ISO-standarder mm. Detta gör också att uttolkningen av CWA15896 vid Calahorrasjukhuset borde vara någorlunda korrekt.

På sin hemsida har Calahorrasjukhuset lagt ut en utomordentlig sammanställning över det material som DNV har granskat vid sin certifiering. Snabbt finner man att Calahorra baserat sitt material på andra standarder och ganska vanliga inköpsverktyg. För er som inte gärna läser spanska har jag sammanfattat dem:

• ISO9001
• ISO14001
• EMAS
• Flödesdiagram
• RACI-matris
• Kraljic-matris
• ABC-analys
• Six sigma
• KPIer (18 stycken)
• Utbildningsmatris
• Leverantörsenkät
• Inköpsprocess
• Process för kontraktering av varor och tjänster

Det finns säkert mer material än det som visas på hemsidan, men allt som allt tyder detta på att ett företag som redan har ledningssystem och olika verktyg på plats lätt kan certifiera sig enligt CWA15896.

Frågan är vilken typ av organisation som blir först att certifiera sig mot CWA 15896 i Sverige?

Inköpets och inköparnas roll

Jag har funderat en del över punkterna 5.2 och 7.5 i inköpsstandarden (CWA 15896), dessa punkter handlar om inköpsorganisationens och inköpsteamets roller. Standarden säger att dessa ska beskrivas och definieras.

För 10 år sen hade jag tyckt det vara lätt att skapa någon slags universalbeskrivning, men desto mer jag arbetat med inköp desto mer komplex inser jag att inköpsvärlden är. Rollerna är i allra högsta grad företagsunika, komplexa och i många sammanhang även situationsunika. I och med att rollerna blir alltmer mångfacetterade så ökar också behovet att diskutera och definiera dem.

I det professionella inköpets begynnelse var inköpsrollen mer väldefinierad. Inköparen var den som hade fullmakten att teckna leverantörsavtal och även kunskapen därom. Vidare hanterade inköparen alla närliggande transaktioner såsom betalningar, godsdokument, tullhantering mm, det vi idag kallar transaktionellt inköp. Rollen att hantera transaktionellt inköp finns förstås kvar idag, men taktiska och strategiska roller har börjat att ta alltmer plats. Tyvärr finns det bland icke-inköpare fortfarande en ganska traditionell bild av inköpare, den moderna bilden skulle behöva missioneras mer.



Finns det då någon allmängiltig väg för att definiera det moderna inköpets roller? Bläddrar man i den internationella inköpslitteraturen så finner man att många författare hänvisar till den modell som de två svenskarna Björn Axelsson och Håkan Håkansson lanserade 1984 i boken Inköp för konkurrenskraft. Visualiserad brukar den se ut på följande sätt:

Kortfattat menar Axelsson och Håkansson att i rationaliseringsrollen så arbetar inköparen med att effektivisera och minska olika typer av kostnader. I utvecklingsrollen inriktar sig inköparen på utveckling av leverantören, hans produkter samt leverans- och värdekedjan. I strukturrollen så påverkar inköparen, genom sitt agerande, leverantörsmarknadens struktur. Den här modellen känns för många som relativt teoretisk, de flesta vill nog se den nedbruten i konkreta arbetsuppgifter. För att göra detta kan vi ta fram den klassiska inköpsledningspyramiden:

De olika ledningsnivåerna avspeglar olika tidsperspektiv för nivåns processer. De inköpsprocesser som finns i respektive nivå kan sägas avspegla olika arbetsuppgifter.

Förslagsvis skapar man en mer konkret nedbrytning av ledningsnivåerna genom att göra olika rollmatriser. Engagemangsmatrisen är en sådan som jag nämnt förr. För en inköpsavdelning kan man skapa någon mer linjeorienterad rollmatris. Jag bifogar ett enkelt exempel, som säkert kan utvecklas ytterliggare:

Inköpsavdelningens rollmatris

Powerpoint
Bildmaterial inköpsroller

Hur ska vi använda den nya inköpsstandarden?

Inköpsstandarden CWA 15896 gavs ut i slutet av förra året och nu på höstkanten översattes den till svenska. Den är ännu en ganska ung standard och påminner om ISO 9000-serien när den först kom i början av 90-talet, dvs kraven är ganska kortfattade och allmänt hållna. Standarden kommer, på samma sätt som ISO 9000, att utvecklas och tolkningen kommer successivt att sätta sig.

Vi kan exempelvis ta punkt 5.3 som stipulerar "Det ska finnas ett dokument som beskriver organisationens inköpspolicy."  Det kanske låter trivialt, men alla som varit inblandade i framtagning av en inköpspolicy vet att det krävs mycket förarbeten, möten och annat innan en policy kan beslutas. Först kanske man ska fråga sig vilka krav som kan ställas på en policy? Räcker det att skriva "inköpsverksamheten skall bedrivas affärsmässigt"? Nej knappast, policyn måste vara synkroniserad med företagets affärsidé, affärsstrategier och processer. Den bör sätta upp ramar för kvalitet, kostnader, kommunikation och etik. Innan standardens krav på innehåll har satt sig så får vi luta oss mot litteratur i ämnet för att finna en acceptabel nivå. Målet finner vi i standardens rubrik "mervärdeskapande inköpsorganisation", dvs det är just mervärdeskapande som ska genomsyra varje kravuppfyllande.

Enhetlig terminologi är något som standarden på sikt kommer att skapa. Ta till exempel det i standarden definierade ordet "inköpskategorier". Idag finns det en hel flora av termer; sortiment, varugrupper, inköpsgrupper, produktsegment etc. Ibland uppstår förvirring om vi menar kategorierna för försäljning eller för inköp, men det här ordet förtydligar vad vi menar. Genom att ta till sig en standardiserad och genomarbetad terminologi så underlättas kommunikationen mellan individer och organisationer. Våra leverantörer förstår precis vad vi pratar om, likaså nyanställda, konsulter etc. Vi ödslar mindre tid på missförstånd. Dvs en god anledning att redan nu börja ta till sig terminologin.

15896 kommer att bli en kvalitetsstämpel för inköpsorganisationer. På samma sätt som leverantörer säger att man ställer upp på kraven i ISO 9000 kommer man i anbud och försäljningsmaterial att kunna säga "anskaffning följer CWA 15896". Själv är jag vid leverantörsbedömning intresserad för hur leverantörer arbetar med inköp och anskaffning, eftersom jag vet att de påverkas av sina underleverantörers kostnader, ledtider, utvecklingsförmåga etc. Initialt sett kommer jag nog bara att se intentioner samt första- och andrapartscertifiering, men på sikt kommer nog tredjeparts-certifiering att bli vanligt. För min egen del kommer det att räcka med "intention" för att ge pluspoäng vid leverantörsbedömning.

Hur kan vi arbeta rent praktiskt med standarden? Som jag ser det så blir den som en liten checklista som vi kan bocka av att vi fått respektive del på plats. Vi kan förstås utveckla den till någon form av engagemangs- eller intressentmatris och handlingsplan. Exempelvis skulle det kunna te sig på följande sätt:

Ett annat användningsområde skulle kunna vara enkäter och benchmarking. Dvs att antingen genom egenbedömning eller av annan part värdera processer, metodik, strategier etc. Jag kommer senare att återkomma med ett inlägg om benchmarking, men under tiden har jag gjort ett enkelt enkätförslag baserad på inköpsstandarden:

Powerpoints:

Handlingsplan och enkät

Inköpsstandard: Att leda en mervärdeskapande inköpsorganisation

Idag var jag på EFFSOs lansering av den nya inköpsstandarden CWA PUMA 15896-1, förkortningen står för Central Workshop Agreement, Purchasing Management. Standarden är en samförståndsstandard som utarbetats av intresseorganisationer från en rad länder. Från Skandinavien har den danska organisationen DILF deltagit. Sverige lyser dock med sin frånvaro... Standarden har fastställts av CEN där svenska SIS är medlem.

Jag upplever att standarden sätter upp ramar för vad en inköpsorganisation behöver för att fungera på olika nivåer inom en organisation. För den som är intresserad av inköpsprocesser är den en ypperlig struktur att utgå ifrån.

Utav åhörarna att döma så verkar standarden kunna flytta fram inköparnas position på tre områden:

• Vara en plattform för kommunikation gentemot ledning och övrig organisation för att skapa legitimitet.
• Stödja system och processer för kompetensutveckling.
• Utgör ramverk och standardisera inköpsprocesser.

Standarden kan beställas kostnadsfritt från EFFSO.