Inköpets och inköparnas roll

Jag har funderat en del över punkterna 5.2 och 7.5 i inköpsstandarden (CWA 15896), dessa punkter handlar om inköpsorganisationens och inköpsteamets roller. Standarden säger att dessa ska beskrivas och definieras.

För 10 år sen hade jag tyckt det vara lätt att skapa någon slags universalbeskrivning, men desto mer jag arbetat med inköp desto mer komplex inser jag att inköpsvärlden är. Rollerna är i allra högsta grad företagsunika, komplexa och i många sammanhang även situationsunika. I och med att rollerna blir alltmer mångfacetterade så ökar också behovet att diskutera och definiera dem.

I det professionella inköpets begynnelse var inköpsrollen mer väldefinierad. Inköparen var den som hade fullmakten att teckna leverantörsavtal och även kunskapen därom. Vidare hanterade inköparen alla närliggande transaktioner såsom betalningar, godsdokument, tullhantering mm, det vi idag kallar transaktionellt inköp. Rollen att hantera transaktionellt inköp finns förstås kvar idag, men taktiska och strategiska roller har börjat att ta alltmer plats. Tyvärr finns det bland icke-inköpare fortfarande en ganska traditionell bild av inköpare, den moderna bilden skulle behöva missioneras mer.



Finns det då någon allmängiltig väg för att definiera det moderna inköpets roller? Bläddrar man i den internationella inköpslitteraturen så finner man att många författare hänvisar till den modell som de två svenskarna Björn Axelsson och Håkan Håkansson lanserade 1984 i boken Inköp för konkurrenskraft. Visualiserad brukar den se ut på följande sätt:

Kortfattat menar Axelsson och Håkansson att i rationaliseringsrollen så arbetar inköparen med att effektivisera och minska olika typer av kostnader. I utvecklingsrollen inriktar sig inköparen på utveckling av leverantören, hans produkter samt leverans- och värdekedjan. I strukturrollen så påverkar inköparen, genom sitt agerande, leverantörsmarknadens struktur. Den här modellen känns för många som relativt teoretisk, de flesta vill nog se den nedbruten i konkreta arbetsuppgifter. För att göra detta kan vi ta fram den klassiska inköpsledningspyramiden:

De olika ledningsnivåerna avspeglar olika tidsperspektiv för nivåns processer. De inköpsprocesser som finns i respektive nivå kan sägas avspegla olika arbetsuppgifter.

Förslagsvis skapar man en mer konkret nedbrytning av ledningsnivåerna genom att göra olika rollmatriser. Engagemangsmatrisen är en sådan som jag nämnt förr. För en inköpsavdelning kan man skapa någon mer linjeorienterad rollmatris. Jag bifogar ett enkelt exempel, som säkert kan utvecklas ytterliggare:

Inköpsavdelningens rollmatris

Powerpoint
Bildmaterial inköpsroller