Kundspec eller leverantörspec?

För en tid sen fick jag en tjock spec tillsammans med inköps-anmodan och prisuppgift. Eftersom ordervärdet var lågt så beslöt jag mig för att bara skicka ut en beställning tillsammans med spec och angivet pris. Snart ringde leverantören tillbaka och sa "Jag förstår att du vill köpa vår standardprodukt, men vill du att vi ska läsa och förstå er tjocka spec så måste vi lägga till en nolla på priset". Av detta kan vi lära oss att specer kostar pengar, såväl att ta fram som att innehållet påverkar köpeskillingen.

Om vi studerar ytterligheterna så har vi först kundspecen som helt och hållet utformas av den köpande parten. I extremfallet behöver leverantören i sitt anbud bara skriva att specen accepteras samt ange sitt pris. Denna ytterlighet kan vi ibland finna inom offentlig upphandling, där upphandlaren vill skapa största möjliga jämförbarhet mellan anbuden. Den andra ytterligheten är leverantörsspecen där leverantören utvecklar en produkt med tillhörande specifikation som är helt standardiserad för alla kunder. Är det någon som inte accepterar specen så får de avstå från att köpa. Vi finner rena leverantörsspecer i detaljhandeln där samma produkt ska distribueras via en mängd olika kanaler.

Världen är sällan svart eller vit, ofta tvingas köpare och säljare att kompromissa. Kundspec och leverantörspec kommer på olika sätt att möta varandra och bilda en gemensamt utarbetad spec. Exempelvis har man inom offentlig upphandling infört begreppen skall-krav och bör-krav. Inom detaljhandel har man utvecklat koncept som gör att kunderna kan göra tillval till en standardprodukt. Det finns en mängd koncept som innebär att köpare och säljare samarbetar för att få fram en optimal spec.

Frågan är nu vilken väg vi ska välja, ty även om samarbete är den vanligaste formen så kommer vågen att väga olika från fall till fall. Jag har därför tittat på vilka kriterier som är relevanta att beakta inför ett vägval.

Författaren Rajesh Nellore har beskrivit detta ämne i en studie om outsourcing i boken Managing buyer-supplier relations. Nellore har gjort intervjuer hos Toyota personbilar samt lastvagnar och utifrån dessa formulerat en modell. En del av Nellores modell bygger på Kraljics matris där han klassificerar på följande sätt:

• Standard: Kundspec eller Leverantörsspec
• Hävstång: Kundspec
• Flaskhals: Leverantörsspec
• Strategisk: Samarbetsspec

Detta kan vara en bra början, men jag tycker inte världen är fullt så enkel. Vi måste analysera ett antal områden innan vi bestämmer väg:

Kostnaderna för att ta fram en spec är ofta väsentliga. Genom att vältra över arbetet på leverantören kan vi kanske spara pengar, därför att leverantören arbetar med en standardspec vars kostnader fördelas på fler kunder. Leverantören kanske är snabbare att skriva specen, eftersom han kan sin produkt. Om många anbudsgivare ska lämna anbud på en i hög grad kundanpassad produkt så är det kanske bättre att kunden utformar specen, annars finns ju samma kostnader hos flera parter.

Priset på den köpta produkten påverkas av innehållet i specen. Vi vet själva våra behov bäst och kan avgöra vad vi behöver och inte behöver. Genom att själv skriva specen blir vi inte pådyvlade massa extras som vi egentligen inte behöver. Men om vi börja speca sådant som blir svårt att tillhandahålla så kommer priset att sticka iväg. Leverantören kan sin produkt bäst och vet vad som bör göras och inte.

Behovet kan vi själva bäst. Om vi har extremt höga kvalitets- eller säkerhetskrav så gör vi nog bäst i att själva lägga ribban. Enklare behov kan vi överlåta leverantören att identifiera. Leverantören kan jämföra med vilka behov andra kunder har och i vissa fall erbjuda mer optimala lösningar. Det är främst inom behovsanalys som vi kan se fördelar i en interaktion mellan kund och leverantör. (För mer om interaktion läs mitt inlägg om funktionsupphandling).

Marknadsbredd får vi genom att skriva öppna specer där ett flertal produkter och lösningar passar in. Det blir lättare att konkurrensutsätta.

Inlåsningseffekter uppstår lätt genom specifikationer. Överlåter vi i stor utsträckning åt leverantörer att skriva specer så kommer dessa i hög grad att bli stängda specer till vilken endast en produkt passar. Vi måste vidta åtgärder för att mildra inlåsningseffekter. (Läs mitt inlägg om inlåsningseffekter).

Jämförbarhet är ett område som många inköpare brinner för. Genom att skriva en hårt styrd kundspec så styr vi leverantörerna mot jämförbarhet. Nackdelen är att vi kanske driver dem bort från de optimalaste lösningarna.