Hur många inköpsorganisationer har analyserat och förbättrat sin kommunikationsstruktur? Troligen inte allt för många. I bästa fall kan man skönja viss struktur i uppritade processkartor, men dessa är sällan heltäckande. Laissez-faire-struktur är tyvärr bland de vanligare.
Bläddrar man lite i inköpslitteraturen så finner man snabbt två huvudsakliga strukturer; seriell och parallell kommunikation:
Den seriella kommunikationen bygger på att all kommunikation kanaliseras mellan inköparen och säljaren. Fördelen är förstås att respektive kommersiellt ansvarig får full kontroll över affärsrelationen. Samtidigt ställer den stora krav på att inköparen (respektive säljaren) är fullt insatta och pålästa i alla avseenden. Vidare ställer det höga krav på inköparens närvaro och arbetsinsats. Ur ett juridiskt perspektiv är det enklare att peka ut en enda person som har fullmakt att företräda företaget, vilket är en fördel.
I den parallella kommunikationen hanterar respektive del av organisationen sina egna frågor. Personer med viss kompetens talar med motsvarigheter med samma kompetens, dvs språk, tankesätt kommer att synka bättre. Den stora utmaningen ligger dels i att hålla respektive disciplin inom sina ramar samt att ha en intern kommunikation som gör att den kommersiellt ansvarige lyckas hålla ihop helheten. Ur ett juridiskt perspektiv så påverkas affärsrelationen av all kommunikation i olika led. Här gäller det att utbilda organsiationen så att de förstår den juridiska betydelsen av kommunikationen.
Vilken kommunikationsstruktur ska vi välja? Svaret är inte enkelt; det kommer att variera beroende av inköpskategorin, organisationen, avtalsfasen mm. I ett intensivt förhandlingsläge kan en seriell struktur vara bäst, senare under mer operativ fas kan den bli parallell. Olika individer har olika kommunikationsförmåga, vilket kan göra strukturen beroende av vilka som arbetar i organisationen.
Powerpoint
Naturligtvis är den ovanstående en extremt förenklad beskrivning?
SvaraRaderaI praktiken är det nog ofta så att kommunikation sker mellan team hopsatta med kompletterande kompetenser.
Eller så är det så att det finns en affärsansvarig inköpare/säljare med ett övergripande ansvar som ser till att kommunikation i olika frågor och skeden sker mellan rätt personer. För det vore ju "mördande" att tvinga allt att gå via inköparen. Det skapar bara proppar och frustration.
I det sistnämnda fallet är det viktigt att skapa en struktur så varje involverad person vet vad de ska hålla sig till resp undvika i kommunikationen. En sådan struktur beskriver man gärna i början av en upphandling eller en kategoristrukturering.
Jo, det här resonemanget bygger helt och hållet på skolboksexempel. Verkligheten kan både vara parallell och seriell samtidigt.
SvaraRaderaDet jag kanske främst ville belysa är vikten av att ha en tydlig kommunikationsstruktur.
I de organisationer jag har varit i har vi haft en mix av detta. Om någon annan på företaget har kommunicerat har inköpsansvarig alltid legat med som en kopia. Det är också viktigt för inköparen att alltid hålla sig ajour med hela supply chainkedjan för att på så sätt kunna ta upp eventuella problem. Kvalitetsproblem inte minst.
SvaraRaderaEn annan tanke dök upp:
SvaraRaderaOm företaget/organisationen upplever att inköp adderar värde så kommer inköp att involveras i kommunikationen.
Att som inköpare gå in och "kräva" inblandning är sällan en lyckad strategi om man inte kan visa på direkt förbättringar/resultat.
bar som en tanke...
Det finns många infallsvinklar på detta tema. En som jag kom att tänka på är s.k. "back door selling", något som många inköpare är överdrivet rädda för... men också något som helt klart existerar. Hög grad av parallellkommuniktion gör det viktigt att medvetliggöra organisationen om detta.
SvaraRadera