Kommunikationsprocessen

Jag hävdar att inköp är en ledningsfunktion. I stor utsträckning leder vi inköpare externa resurser och har ansvar för att styra, utveckla och följa upp dessa. Dålig extern ledning kommer ofelbart att leda till negativ påverkan på vårt företag. I viss mån leder vi även interna resurser och då tänker jag främst på personalresurser. Exempelvis kommer vi genom sourcingprojekt, utvecklingsprojekt mm att ta interna resurser i anspråk. Även här kommer dålig ledning att leda till överutnyttjande av resurser, högre kostnader etc.

Ta vilken bok som helst om ledarskap och du kommer att finna att kommunikation är absolut viktigast. Ta till exempel inköpspolicyn som jag skrev om häromdan: Om vi inte lyckas kommunicera vår inköpspolicy så spelar det ingen roll hur strategisk den är och hur många vi förankrat den med. Jag tänkte att med jämna mellanrum återkomma till vikten av kommunikation samt hur vi kan kommunicera effektivt.

Jag tänkte börja med det mest fundamentala inom kommunikation och det är kommunikationsprocessen. En av de vanligaste modellerna är den som först beskrevs av Claude Shannon 1948 och som ser ut på följande sätt:

I korthet bygger den på att en avsändare sänder ett budskap. Vid sändningen sker en kodning vilket innebär att sändningsmedia väljs och ordval sker. Ordval och media beror på mottagare, media och syften. Det sända budskapet passerar störningar som förändrar och försämrar dess innehåll. Budskapet tas emot av mottagaren som avkodar. Kodning, störningar och avkodning kan medföra att det mottagna budskapet inte överensstämmer med det avsända. Vid viss kommunikation återsänder mottagaren en feedback, vilket budskap som mottagits, vilket möjliggör för avsändaren att kontrollera huruvida kommunikationen varit effektiv.

Låt oss studera några flaskhalsar som brukar uppstå:

Vid val av media finns det idag ett stort utbud, exempelvis verbal kommunikation, skriftväxling och uppsjöar elektroniska media. Det finns kanske till och med för mycket, det blir svårt att välja det som är effektivast. Vi är nog alla överens om att elektroniskt media är snabbast, men är det effektivast? Elektroniskt media erbjuder sparsamma möjligheter till feedback. Det finns stor risk att budskapet inte gick fram eller missuppfattades.

Kodning av budskapet beror på medieval, mottagare och syften. Hur många gånger har man inte skrivit meddelanden som sett glasklara ut, som svar har man fått 'goddag yxskaft'. Lättvindigt skyller man på mottagaren; men felet begicks ju egentligen redan vid kodning av budskapet.

Begära och lyssna till feedback glöms lätt bort. Det viktiga var ju att jag fick säga mitt, sen fanns ingen tid för frågor och diskussion. Tar vi inte till oss feedbacken för att kontrollera att vårt budskap gick fram så kommer vi garanterat att få en ineffektiv kommunikation. Vid masskommunikation kommer vi förstås inte att kunna göra en fullständig kontroll, men om vi inte bemödar oss om stickprovskontroll, så blir problemet samma här.

Powerpoint:
Kommunikationsprocess