Vitsen med många e-order-system är att få en obruten kedja från behovsframställan till fakturabetalning, många kallar det P2P (Purchase to Pay). Syftet är processeffektivisering, kontroll samt bättre inköp.
Vägen till en fungerande P2P-lösning är sällan helt problemfri. I våras belystes några problem utifrån
Katarina Arbins avhandling. Surfar man runt på internationella bloggar och hemsidor kan man hitta fler problem, exempelvis:
- Avsaknad av inköpsstrategi per inköpskategori
- Avsaknad av resurser och kompetens
- Svagt 'business case' (dvs fel anledning)
- Införandet drivs av reskontran (inte inköp)
Utav dessa skulle jag vilja dra fram avsaknad av inköpsstrategier som ett av de främsta problemen. Olika inköpskategorier ger oss olika inköpsstragier, dessa i sin tur ger olika inköpsprocesser. Vi kommer till det faktum att systemlösningen måste kunna hantera flera olika inköpsprocesser. Tyvärr bygger många system på katalogbaserade avrop. Katalogen byggs upp av inköparen som tecknar avropsabaserade ramavtal för alla vanliga produkter. Problemet är bara att det finns ramavtal av annan natur; exempelvis abonnemangsavtal, hyresavtal eller förbrukningsavtal. Till detta kommer projektköp och allehanda 'ad hoc'-köp. Vi måste alltså definiera processer för alla våra inköpskategorier. Så här kan det exempelvis se ut:
Den här kartan blir en vägledning till hur P2P-systemet skall byggas upp samt i vilka fack man kan sortera in de olika inköpskategorierna. En välritad karta av ovanstående slag är sannolikt en av nycklarna till framgång.
Bildmaterial
Jag vill i det här sammanhanget lyfta fram min käpphäst - nämligen oförmågan hos företag att hantera förändringsprocesser som omfattar mer än en begränsad del av företaget.
SvaraRaderaP2P skär igenom hela företaget, ofta på tvärsen av traditionella organisatoriska uppdelningar.
De flesta företag underskattar behovet av aktivt förändringsarbete ur en rent mänsklig aspekt när de sätter igång med olika P2P-projekt. De designar en process som kan funka i vackert väder och de sätter in ett systemstöd som egentligen är uppbyggt efter klassisk hierarkisk organisering, inte processfokuserat.
Och så undrar folk över varför det inte blev så bra....
Tack! Där har vi ytterliggare ett vikigt problemområde.
SvaraRaderaDet behövs verkligen motvikt i debatten som domineras av alla systemleverantörer som bara lovar guld och gröna skogar. I själva verket har många organisationer problem vid implementation av ordersystem, P2P och andra e-verktyg.
En bra inspiration till att skapa förändring MED människor är en bok som heter "Creating Magic" av Lee Cockerell. Han är f.d. Executive VP Operations Watl Disney World Resorts, en verksamhet med 59 000 anställda som är känd för förstklassig service och ofattbar affektivitet.
SvaraRaderaHan visar i boken att hans tankar om förändring MED människor inte bara är tomma ord.