Tjuvkika i EDI-filer

Det finns tusentals affärsapplikationer som skapar EDI-filer för att kommunicera med andra applikationer. Som inköpare kommer man ofta i kontakt med dem i samband med orderläggning, fakturering och lite annat. Tyvärr är det svårt att finna applikationer som är helt buggfria och 100%-pålitliga, därför vill man ofta kontrollera innehållet i EDI-filen.

Den som öppnar en EDI-fil i en texteditor upptäcker snabbt att den är tämligen svårläst, snarare att betrakta som ett chiffer. Det finns dock bot; det finns alltifrån enkla applikationer till lite tyngre som kan visa EDI-filen i ett begripligt format.

Ett bra produktsortiment är Etasoft. Deras applikationer kan visa EDI-filer skrivna efter de största standarderna X12 och EDIFACT. Prova exempelvis deras 'freeware' Mini Translator som både visar innehåll och översätter till det excel-kompatibla formatet CSV. Ladda ned programvaran från följande länk:

Etasoft Mini Translator

Varför fallerar vissa P2P-implementationer?

Vitsen med många e-order-system är att få en obruten kedja från behovsframställan till fakturabetalning, många kallar det P2P (Purchase to Pay). Syftet är processeffektivisering, kontroll samt bättre inköp.

Vägen till en fungerande P2P-lösning är sällan helt problemfri. I våras belystes några problem utifrån Katarina Arbins avhandling. Surfar man runt på internationella bloggar och hemsidor kan man hitta fler problem, exempelvis:

• Avsaknad av inköpsstrategi per inköpskategori
• Avsaknad av resurser och kompetens
• Svagt 'business case' (dvs fel anledning)
• Införandet drivs av reskontran (inte inköp)

Utav dessa skulle jag vilja dra fram avsaknad av inköpsstrategier som ett av de främsta problemen. Olika inköpskategorier ger oss olika inköpsstragier, dessa i sin tur ger olika inköpsprocesser. Vi kommer till det faktum att systemlösningen måste kunna hantera flera olika inköpsprocesser. Tyvärr bygger många system på katalogbaserade avrop. Katalogen byggs upp av inköparen som tecknar avropsabaserade ramavtal för alla vanliga produkter. Problemet är bara att det finns ramavtal av annan natur; exempelvis abonnemangsavtal, hyresavtal eller förbrukningsavtal. Till detta kommer projektköp och allehanda 'ad hoc'-köp. Vi måste alltså definiera processer för alla våra inköpskategorier. Så här kan det exempelvis se ut:

Den här kartan blir en vägledning till hur P2P-systemet skall byggas upp samt i vilka fack man kan sortera in de olika inköpskategorierna. En välritad karta av ovanstående slag är sannolikt en av nycklarna till framgång.

Bildmaterial

Verktygspaket för e-order-implementation

Ekonomistyrningsverket har sammanstället en samling verktyg och hjälpmedel för implementation av e-order-system. Givetvis tar man sikte på alla olika myndigheter som har behov av sådana system, men verktygens allmänna hållning gör att de lika gärna skulle kunna användas i ett privat företag. Läs sammanställningen på följande länk:

ESV-verktygssamling

Verktygen är av varierande kvalitet och för en del kvarstår en del utvecklingsarbete, men där finns också en del riktiga guldkorn. Ett guldkorn är ESV:s självtest, vilket är ett mätverktyg för att bedöma nuläget inom en organisation. Det består av en samling väl genomarbetade frågor inom områdena strategi, styrning, systemstöd, processer och organisation. Resultatet visas som ett polärdiagram:

Testet har stora likheter med Alinaghians mätverktyg som presenterade i våras. Vill man inte använda testet som ett mätverktyg kan det lika gärna användas som en slags checklista. Finn testet på följande länk:

ESVs inköps-självtest

Offentlig e-upphandling

Häromveckan var fokuset Katarina Arbins arbete kring implementation av inköpssystem i privat sektor. Hon är dock inte ensam att forska inom detta område, det finns många fler. Betydligt mer tunnsått är det inom offentlig sektor, såväl vad avser litteratur som forskning. Vid Luleå tekniska fakultet finns dock en forskartrio som förtjänar ära, de är Salehi-Sangari, Engström och Wallström. De berör området genom sin forskning och publicerade artiklar.

Exempelvis har de gjort intervjuundersökningar 2001 och 2008 som visar på en lavinartad utveckling av e-upphandling inom offentlig sektor. En bidragande orsak till denna ökning är sannolikt finansdepartementets beslut att låta alla myndigheter införa e-fakturering. Men det offentliga omgärdas av mycket mer regler och formalism än det privata och sannolikt borde det finnas en del implementationsproblem, men vilka är de?

Forskartrion menar att de största utmaningarna står att finna i strategiskt initiativ, intern integration, extern integration, teknisk integration samt säkerhetsfrågor. Inom ramen för det strategiska initiativet krävs processer, planering, tidsaspekter och ledningssupport för att lyckas väl med implementationen. Vad avser den interna integrationen anser de att det centrala är förankring i högre ledning samt bred kommunikation och utbildning genom hela organisationen. Den externa integrationen handlar mest om förändringarbete. Teknisk integration berör frågor såsom datakvalitet, system-till-system-integration och informationsteknologiska frågor.

Forskartrion har förstås funnit många av de traditionella fördelarna med e-upphandling, men en ny fördel som de framhåller är miljöstyrningen. Genom en bättre koordinering av leveranser lyckas man styra inköpen mot mer miljöriktiga produkter.

Slutligen ger de rådet:

Vad avser rekommendationer till ledning så lyfter denna studie fram vikten av att fokusera på människorna involverade i implementationen av e-upphandling samt hur de kommer att påverkas. Det är viktigt att allokera resurser för att utbilda folk istället för att bara fokusera på möjliga besparingar.

Tänkvärt... deras resonemang liknar i vissa avseenden Arbins, trots att de utforskat skilda världar.

Läs hela studien på följande länk:
Implementation of Public e-Procurement in Swedish Government Entities

Forskartrion har publicerat mycket mer, som tyvärr inte finns tillgängligt på nätet. Dock finns Salehi-Sangari och Engströms avhandling tillgänglig för den som vill läsa mer om e-handelsplatser:
Assessment of Business-to-Business (B2B) e-Marketplaces’ Performance

Acceptans av inköpssystem

Inspirerad av fnu och PEA har jag fördjupat mig i Katarina Arbins avhandling Individual information system acceptance behaviour:

Först och främst skapar Arbin en motvikt till affärspressen som i behov av annonsintäkter höjer inköpssystem till skyarna. Tidningar och tidskrifter skriver om framgångssagor och framhåller vilka enorma förbättrinspotentialer som finns utan att det skulle finnas en gnutta friktion. Arbin motsäger förvisso inte förbättringar, men det viktiga är att hon tar fram de stora svårigheter som finns vid implementering av inköpssystem.

Arbins forskning täcker en rad olika företag som kommit olika långt i sin implementation av inköpssystem. Den största studien omfattar Astra Zenecas implementation av Oracles inköpssystem för hantering av indirekta köp. Det är bra att Arbin valt ett så svårt område som indirekta köp, vilket ofta karakteriseras av komplexitet, sällananvändare och låg grad av repetivitet. Just system för indirekta köp brukar stöta på svårigheter vid implementation.

Som ett litet smakprov kan nämnas att Arbin funnit följande barriärer vid implementation av inköpssystem:

• brist på teknisk standard
• olika IT-mognad bland leverantörer
• att få leverantörer att uppdatera och kontrollera den elektroniska produktkatalogen
• skillnader i språk, kultur och legala system
• brist på stöd från högsta ledningen
• motstånd bland användare att lämna traditionella leverantörer
• att få användare att använda systemet

För att överkomma dessa barriärer så drar Arbin flera viktiga slutsatser, varav den rörande rutiner är väl värd att nämna; fritt översatt skriver hon:

... rutiner spelar en central roll genom att påverka det individuella användandet av ett inköpssystem genom att antingen möjliggöra eller förhindra användandet.

Arbin menar att det är viktigt att ha tydliga rutiner som underlättar individens användande. Utan tydliga rutiner hjälper det inte att ha ledningens fulla stöd. De rutiner som hon framhåller viktigast är orderläggning, auktorisation samt arbetsrutinen.

För de som sysslar med implementation av inköpsystem är avhandlingen värdefull inspiration. Köp avhandlingen hos EFI:

Arbin, Katarina; Individual information system acceptance behaviour: an electronic ordering system case.

Implementation av inköpssystem

Idag höll Professor Björn Axelsson ett seminarium om aktuell forskning inom inköpsområdet. Bland annat berördes områden som exempelvis 'Open Book'-relationer, leverantörsinvolvering och offentlig upphandling. Den del som verkade fånga mest intresse var presentationen av forskning kring implementation av inköpssystem.

Hur många historier har man inte hört eller själv upplevt som handlat om just svårigheter vid implementation av olika typer av e-sourcing-verktyg.... Nu finns det svart på vitt i en avhandling. Något som jag måste säga är en efterfrågad motvikt till den massiva reklamen från systemleverantörer som bara framhåller fördelar och enkelhet. Vi kanske börjar se mer nyktert på verkligheten och inser att implementation av inköpssystem tar kraft.

Jag fångade en del av resonemanget i ett videoklipp, men jag har klippt bort alla frågvisa åhörare, eftersom de inte blivit tillfrågade om medverkan i klippet, därav har klippet blivit lite hoppigt.

The e-Sourcing Handbook

En helt suverän E-bok om spendanalys, supply management och e-sourcing. Jag skulle vilja säga att den täcker in det mesta som inköparen behöver veta om auktioner, beslutsstöd, verktyg, tekniskt stöd mm.

Det avsnitt som fångat mest av mitt intresse hittintills är kapitlet om nyckeltal. Lite likt van Weele och Monczka så indelar de inköpets mognad i fyra faser:

• PPU, Price per unit
• TAC, Total Cost of Acquisition
• TCO, Total Cost of Ownership
• TVM, Total Value Management

Till alla inköpares förtjusning är boken helt gratis i E-boks-format på följande länk:
The e-Sourcing Handbook

SAPs vitbok för införandet av e-sourcing

SAP har givit ut en ganska intressant vitbok om e-sourcing som de kallar Six Best Practices to Ensure E-sourcing adoption. I boken sätter de likhetstecken mellan e-sourcing och anbudsgivning/e-auktioner. En definition som är snäv, men den gör inte boken desto mindre intressant. På samma sätt som IBX så glömmer SAP bort det viktiga faktumet att e-auktioner bara passar i kraljicmatrisens vänsterfält, Standard och Hävstång (läs mitt inlägg Purchasing Transformation).

Boken ger sex huvudsakliga tips för införandet av e-sourcing-lösningar:

• Använd incitament och mandat
• Kundanpassa utbildningsprogrammet
• Gör det enkelt
• Säkerställ tidiga framgångar
• Välj rätt kommunikationsmedel
• Mät nyckeltal

Jag fastnade för kapitlet "Gör det enkelt".  Ser man sig omkring så är det inte alltid anskaffningsorganisationer gör så. Folk vill uppfinna hjulet på nytt, frångå standarder, gräva ner sig i intetsägande analyser etc etc. Jag undrar ibland över drivkraften; handlar det om att påvisa existensberättigande, uppnå perfektionism eller vad.

I vitboken tar SAP upp utformandet av RFI/RFP/RFQ-mallar, på ren svenska "förfrågningsunderlag". SAP menar att man bör bygga upp bibliotek med standardiserade mallar som passar för olika inköpskategorier. Jag gillar deras trix att studera vilka texter som ofta utsatts för "copy and paste", dessa kan sägas utgöra byggstenar i standardmallarna. Visst kan det bli lite diskussionklubb när man skapar sina standardmallar, men sen bör det bli streck i debatt.

Förenkling för mina tankar till ett känt Albert Einstein citat: "Gör saker så enkelt som möjligt, men inte enklare". Tänkvärt, det kan nog anses tillämpbart vid anskaffning av varor och tjänster.

Läs hela SAPs vitbok på följande externa länk:
SAPs vitbok för e-sourcing

Tidsfrister vid kontraktshantering

De flesta som arbetat med kontraktshantering har nog upplevt att det är viktigt att bevaka tidpunkter och tidsfrister. Genom att ha god vetskap om vilka tider som gäller för varje unikt avtal förbättras möjligheterna till en effektiv kontraktshantering.

Jag tog några ramavtal för leverans av varor och undersökte vilka tidsparametrar som är vanligt förekommande. Sorterade i stigande tidsordning fann jag följande:

Jag tror de flesta håller med mig om att dessa är de vanligaste tidsparametrarna i ett avtal, men frågan är hur vi håller ordning på dem:

Jag såg en ganska enkel lösning hos en leverantör vilken var ett försättsblad till alla större avtal. I försättsbladet framgick alla viktiga tidsfrister och tidpunkter. Man behövde alltså inte bläddra igenom tusen sidor avtalstext för att ta reda på viktiga tider som behövde bevakas, vilket troligen gör bevakningen effektivare. Har man tid att utveckla det här så skulle man kunna göra en PDF-fil där försättsbladet har bokmärken till respektive avtalsavsnitt. Jag exemplifierade ett försättsblad i nedanstående fil:

Exempel försättsblad till avtal

För vissa typer av projektorienterade avtal passar det sig att skapa någon form av tidsplan med länkade aktiviteter. Här kommer det traditionella ganttschemat väl till pass, vilket jag inte anser mig behöva utveckla i detta forum.

Har vi stora mängder avtal som ska hanteras så måste vi bygga någon form av databas som håller reda på alla tider. Vi kan förstås bygga någonting själva i Excel eller Access och komma ganska långt med det. Excel eller Access blir ofta system som fungerar i en mindre inköpsorganisation. För en större organisation blir det nödvändigt att bygga någon form av avtalsportal. Allra helst bör man bygga in intelligens som skickar ut varningsmejl när en tidsfrist börjar närma sig sitt slut och här kommer vi osökt in på nästa nivå som är ärendehanteringssystem.

Jag har ännu inte sett något riktigt bra system för tidsbevakning. Marknaden erbjuder ett flertal färdiga system, på internet fann jag följande system:

Contrac
Merbics
MultiNet
RMT

Nyckeltalsintresserad som jag är så tittade jag in i dessa firmors ekonomiska nyckeltal. MultiNet och RMT verkar ha ganska anständiga nyckeltal.

Nu är jag nyfiken på om någon annan har erfarenhet av avtalshanteringssystem, bra som dåliga. Lämna din kommentar nedan!

E-sourcing - Monczka versus van Weele

Av besökarstatistiken har jag förstått att ämnet E-sourcing röner stort intresse, så låt oss stanna kvar vid det ett tag till. Idag blir det en jämförelse mellan Monczka och van Weele.

Häromdan nämnde jag Monczkas E-soucing-trappa, men efter att ha studerat hans teorier ytterliggare så finner jag att den är en förenklad modell. I sin bok Purchasing and Supply Management beskriver Monczka en modell för val av IT-stöd som dels utgår ifrån nivån i beslutsfattandet och dels delarna i försörjningskedjan. Här tar han ett helhetsgrepp om kedjan från kund till leverantör. Fördelen med det här synsättet är att han täcker in lösningar integrerade över företagsgränserna. Modellen är ganska övergripande, och varje delmängd kan brytas ner i ytterliggare funktionaliteter. Jag ser den därför som ett allra första steg för att välja rätt stöd:



Van Weele väljer istället att göra en portföljanalys enligt den kraljicanska skolan. Som bekant är Kraljicmatrisen ett sätt att analsyera inköpskategorier för att sen generera inköpsstrategier. Strategierna ger sedan olika inköpsprocesser. Man kan säga att van Weele väljer ett strategi och processperspektiv. Det som gör mig lite besviken är när han passar in EDI under kategorin Strategisk. EDI är ju bara ett dataformat, knappast en E-sourcing-funktion. EDI kan användas i alla möjliga olika system tillhörande de olika kategorierna. Jag jämför EDI med papper och penna. Så här tycker jag att van Weele har lite kvar att förbättra sin modell.

Vad gäller min egen syn på val av IT-stöd så anser jag att vi måste se på implementationsfasen. Det är i denna fas som brukarna ska utbildas för att succesivt börja använda systemet. Det här är de största kostnaderna brukar uppstå och det är här vi börjar se problem. Det största misstaget som många gör är att betrakta implementationen som något långt där borta i framtiden, men jag menar att den börjar i själva verket redan då vi formulerar behov och krav. Vi måste låta brukarna få en en aktiv och central roll vid kravställandet och val av system, annars kommer varken systemval eller implementation att bli bra. Vad jag vill säga är; Monczka och Van Weele i all ära, men de får aldrig väga tyngre än brukarnas åsikter.

Powerpoint:
Monczka vs. van Weele

E-sourcing

En framgångsfaktor inom inköp är e-sourcing. Samlingsbegreppet e-sourcing omfattar allt från enklaste leverantörsportaler till avancerade relationsdatabaser kopplade mellan olika system över företagsgränserna. I litteraturen fann jag att Robert Monczka beskrivit e-sourcingen som en fyrstegstrappa på följande sätt:

Utifrån Monczkas e-sourcingtrappa har jag sammanfattat några vanliga funktionaliteter, dessa är:

A. Upphandlingsstöd

B. Ärendehantering

C. Beräkningsstöd
D. Avtalsdatabas
E. Webbkatalog/Portal
F. Orderhantering (inkl faktura)
G. Relationshantering
H. Statistik/Mätning/Analys
I. Auktioner
J. Företagsöverskridande kommunikation

Därefter studerade jag respektive leverantörs hemsida vilka funktionaliteter som erbjuds. Nu visade sig detta vara lättare sagt än gjort. Leverantörerna är dåliga att, på sina hemsidor, beskriva vad deras produkter innehåller. De flesta leverantörer låter bara hälsa att "vi löser alla dina inköpsproblem", utan att egentligen tala om vad de kan göra. Nåväl, även om kartläggningen inte kan bli fullständig så kan den ge oss en fingervisning om vad som finns på marknaden. Så här blev min webbkartläggning:

IBX: A, D, E, F, H
Logitall: E, F, H
Proceedo: E, F, H, J
ProcWare: E, F, H
Symbrio: E, F, H
BasWare: E, F, H, J
IFS: A, D, E, F, H
Avantra: A, E, D, H
Oracle: A, D, E, F, H
Agresso: F
Ariba: A, C, F, G
Clientem: F
Amesto: A, D, F
Gardeco: F
Jeeves, Garp: F
Koralldata: F
Promosoft: F
Q-branch: F
Vitec: F
PDB: B; F
InfoStruct; F
Monitor; F

Jag reserverar mig för att denna lista kan innehålla felaktigheter, vilket i sin tur beror på den bristfälliga information som många leverantörer lämnar på sina hemsidor. En funktionalitet som röner särskilt stor osäkerhet är graden av upphandlingsstöd. Här nämner flera att de har funktionaliteten, men i själva verket handlar det om en enkel funktion för att hålla rätt på vilka leverantörer som fått förfrågningsunderlaget, ofta kallas funktionen då eRFX. För den som sitter med stora komplexa upphandlingar med tusentals sidor anbudskorrespondens och komplicerad nyckeltalsutvärdering så räcker inte dessa enkla system.

Jag tog även fram ekonomiska nyckeltal för ovanstående leverantörer och fann att det finns en stor spännvidd i storlek från en årsomsättning på 0.2MSEK/år till 500 MSEK/år. Det bör även noteras att för många går nyckeltalen omsättning, vinst och soliditet som en jojo. Det går också att finna flertal fusioner etc. Det är alltså en bransch som präglas av osäkerhet och förändring, vilket i hög grad bör beaktas av den som ska välja leverantör.

Som ni ser i sammanställningen ovan så verkar den absolut vanligaste funktionaliteten vara orderstöd, vilket i stort sammanfaller med Monczkas första steg "transaktionsstöd". Min egen erfarenhet är också att det är inom detta område de flesta inköpsorganisationer kan finna fördelar. Men vi måste ha klart för oss att fördelarna finns vid repetitiva köp av likartad karaktär. Här kan man se stora fördelar i tillverkande industri med stora mängder produktionsmaterial som ska hanteras. Det finns dock områden där den här typen av repetitivt orderstöd kan bli störande och jag tänker då på köp av engångskaraktär, främst investeringar eller komplexa entreprenader. Även köp av tjänster kan vara svårt att passa in i dessa system. Tjänster kännetecknas av att det inte sker någon fysisk leverans vilket fungerar dåligt i många inköpssystem som är uppbyggda kring just fysisk leverans.

Vad ska då ett bra transaktionsstöd innehålla? Till att börja med bör det innehålla det som populärt kallas "P2P, purchase to pay". P2P omfattar hela kedjan från läggande av order tills det att fakturan är betald. Till detta tycker jag att man kan kräva en del kringliggande funktionaliteter, min önskelista (anpassad för ett tillverkande företag) ser ut på följande sätt:

• Enkel eRFX-funktion
• Leverantörsdatabas
• Ramavtalsdatabas
• Artikeldatabas
• Behovsplanering (lagerkontroll)
• Orderläggning
• Orderbevakning
• Ändringshantering (kvalitet, mängd, tid)
• Mottagningskontroll (gods, dokument)
• Full spårbarhet (företag med höga kvalitetskrav)
• Avvikelsehantering, felhantering
• Fakturascan
• Fakturamatchning/kontroll
• Betalning
• Statistik över order, artiklar och leverantörer

Även om jag överlag är mycket positiv till transaktionsstöd så tycker jag att problem och risker bör beaktas. Läser man tidskriftsartiklar så framhålls mest fördelar, men så enkel kan knappast verkligheten vara. Några problem och risker som jag sett är följande:

• Val av funktionalitet och komplexitet är ett dilemma för många. Vi vill förstås ha ett system med så stor och bred funktionalitet som möjligt, men bredden leder också till komplexitet. Vi får många personer som ska involveras och utbildas. Komplexiteten gör det svårt för alla inblandande att förstå hur olika aktiviteter hänger ihop.
• Implementation och integration av system är kostnadsposter som för de flesta typer av IT-system kan kosta mångdubbelt mer än licensavgiften. Visst är det bra att integrera med andra system, men det krävs en viss kritisk massa för att det ska bli lönsamt att göra detta. Jag råder alla att göra någon form av TCO-kalkyl för systemval, integration, utbildning och drift.
• Anpassning av system och processer är en balansgång. Att anpassa ett standardsystem kostar tid och pengar, likaså kan det kosta att förändra befintliga inköpsprocesser. Vilken väg skall vi gå? Utan att vara någon generell regel kanske man kan säga att det stora företaget anpassar systemet, medan det lilla företaget anpassar inköpsprocesserna.
• Hantering av köp som inte passar transaktionssystemet måste beaktas. Ovan berörda jag entreprenader, investeringar och tjänster, men det kan finnas andra typer av ad hoc-köp som inte är lämpade för ett transaktionssystem. Vi måste vara beredda att ha alternativa inköpsprocesser för dessa, inte tvinga in dem med våld, det leder sannolikt till sämre affärer.

Fler inköpssystem finns på följande länk:
E-handel

Läs även tidigare inlägg:
E-auktioner
Leverantörsportal

Powerpoint:
Utveckling av E-sourcing

Leverantörsportal

Det finns inget så intressant som att göra leverantörsbesök, det är alltid lika inspirerande. Man får se nya arbetssätt och nya infallsvinklar på problem där man trodde sig själv redan ha den bästa lösningen. För en tid sedan besökte jag en ganska liten leverantör i tillverkningsindustrin, de har ungefär 10 anställda och 15 MSEK i årsomsättning. En så liten leverantör har knappast resurser att plöja ner miljoner i avancerade IT-lösningar. Trots det har man samma behov som ett stort företag att styra externa underleverantörer.

Några av deras lösningar byggde på de helt fria IT-system som finns på Internet. Först hade man byggt en enkel leverantörsportal där leverantörerna kan logga in och ta del av senaste utgåva av viktiga instruktioner, specifikationer etc. På detta sätt löstes enkelt det komplicerade problemet med att hålla underleverantörerna med uppdaterad information (exempelvis förändrade specifikationer). Man kan även säga att leverantörsportalen fungerar som en slags leverantörshandbok i realtid. Till leverantörsportalen hade de även kopplat en enkel prenumerationstjänst så att leverantören fick en signal om någon instruktion eller specifikation ändrats. Jag skrev lite snabbt ihop ett exempel här på blogspot för att vissa ungefär hur deras system såg ut. Exemplet ligger förstås öppet för hela Internet, vilket inte en äkta leverantörsportal bör göra. Lämpligen delas en äkta portal i två delar, en publik del och en del som kräver inloggning.

Exempel leverantörsportal

Det andra man hade gjort var att utnyttja de möjligheter till delade dokument som finns på Google-documents. I dessa dokument lade man upp gemensamma loggar över avvikelser, leveransaviseringar och dokument under utveckling. Förstås ställer man sig frågor kring säkerheten. Det är klart att säkerheten inte blir hundraprocentig, men det blir ändå mycket svårt för den som inte besitter varje unik dokumentlänk att komma in i ett dokument. Vad som också är intressant med Google-documents är att man får en automatisk versionshantering. Varje gång en person ändrar ett dokument skapas en ny utgåva och den gamla sparas. På samma sätt som blogspot kan man skapa rutiner för notifiering när något ändrats. Ett exempel:

Avvikelselista

Observera att jag stängt av redigeringsbehörigheten i detta dokument, annars hade hela Internet få behörighet att ändra.

En annan sak man utnyttjat på Google-documents var de automatiska webbformulären. Med dessa kan man skapa poängkort för leverantörsbedömning, felanmälan etc. Exempel:

Webbformulär för leverantörsbedömning

I Googles systemmeny sammanfattas automatiskt en lista över alla svar. Svaren baserade på ovanstående formulär ser ut på följande sätt:

Som ni ser har jag beskrivit några enkla sätt för leverantörskommunikation och ärendehantering och det är helt gratis! Kanske inte passar alla, men speciellt små företag som söker enkla men funktionella lösningar kan ha nytta av dessa.

FTP-server är en annan mycket enkel metod för att skapa en leverantörsportal. FTP-serverna är egentligen bara en slags nätverksmappar som är åtkomliga via internet. Man använder ett program som liknar filhanteraren i windows där man lägger till nätverksmapparna. På detta sätt kan leverantörer på ett enkelt sätt ladda ner ritningar, specar och annat som läggs ut. Vidare kan leverantören ladda upp dokument, styrda till olika mappar med olika behörigheter.

Auktioner och budgivning

Fenomenet budgivning är ingalunda nytt, det har funnits så länge som människan bedrivit handel. Under historiens gång har formerna sofistikerats och olika former av auktioner har utvecklats. Datorer och Internet har underlättat alla former av auktioner och budgivning. Grundläggande teorier är desamma för elektroniska media men vi vinner snabbhet och slipper fysisk närvaro.

Vi inköpare möter ofta e-auktionsmissionärer av olika slag, de flesta företräder systemleverantörer. Missionärerna höjer e-auktionerna till skyarna. Om vi exempelvis googlar på e-auktioner så får vi träff på artiklar, uppsatser mm, där endast fördelar nämns, nackdelar och problem verkar man inte vilja höra talas om. Innan vi sväljer religionen så tycker jag att vi bör skaffa oss grundläggande förståelse för metodiken och vilka problem och risker som finns. Först tänkte jag beskriva de grundläggande begreppen, oavsett om kommunikationen är verbal eller elektronisk.

Råvarubörsen är en handelsplats där en stor mängd köpare och säljare möts för att finna ett marknadspris som är så korrekt som möjligt med hänsyn till utbud och efterfrågan. Den vanligaste modellerna är holländsk och fransk auktion. Förr träffades aktörerna fysiskt, men idag är råvarubörser helt elektroniska. Ett grundläggande krav för en fungerande råvarubörs är att produkterna är standardiserade och jämförbara. Priserna på en råvarubörs kan gå både uppåt och neråt, exempelvis:

I en öppen och säljarstyrd auktion startar budgivningen från ett utgångspris, sedan får köparna bjuda över varandra, ibland kallas den engelsk auktion. Den här typen av auktion möter vi exempelvis vid köp av fastigheter och lägenheter, men även i konsumentinriktade forum såsom Tradera. I relationen näringsidkare till näringsidkare är den ovanlig, men inte på något sätt omöjlig. Ibland ser man på Tradera att företag vänder sig till konsumenter. Syftet är främst marknadsföring, men även ökad försäljning. Dock kan det på en marknadsplats såsom Tradera vara svårt att nå högre priser än konventionell försäljning. Vid enstaka tillfällen har dock iakttagits att konsumenter i budgivning betalar mer än vid konventionell försäljning, vilket troligen beror på ett spänningssökande, liknande det som finns vid spel. Till skillnad mot en råvarubörs är utbudet i en säljarstyrd auktion mycket mindre. Det mindre utbudet leder i sin tur till svårighet att attrahera köpare, konsekvensen kan bli en svag budgivning, vilket också ofta ses i exempelvis bostadsauktioner. Detta är en anledning till att säljaren ibland förbehåller sig rätten att avstå från att acceptera bästa bud.  Prisutvecklingen kan se ut på följande sätt:

I en öppen och köparstyrd auktion startar priset från en hög nivå. Säljarna bjuder under varandra och lägstbjudande vinner. Man kan säga att det är en omvänd säljarstyrd auktion, därför benämner många den "omvänd auktion" eller "reversed auction". Köparen kommer att uppleva samma problem som en säljare upplever i säljarstyrd auktion, exempelvis brist på säljarbud beroende på för liten efterfrågan. Till skillnad från den säljarstyrda auktionen så ställer den köparstyrda högre krav på standardisering och jämförbarhet ungefär som en råvarubörs. Prisutvecklingen kan se ut på följande sätt:

Vid sluten budgivning finns ingen transparens mellan budgivarna. Budgivarna får skjuta skott i totalt mörker, deras enda stöd är historisk kunskap om marknadspriser samt den egna anbudskalkylen. Sluten budgivning kan ge möjlighet till bud om mer komplexa nyckeltal än enbart pris. Metoden är vanlig vid offentlig upphandling där sekretessen förbjuder transparens under anbudstiden. Man kan inte tala om prisutveckling på samma sätt som vid auktion, det kan exempelvis se ut på följande sätt:

Vid vissa typer av sluten budgivning låter man påverka anbuden genom olika former av förhandling. På detta sätta kan man få fram en ganska intressant hybrid mellan öppen och sluten budgivning. En offentlig upphandlare som är bakbunden av sekretessen använder sig ofta av ett målpris för att locka anbudsgivarna över ett virtuellt målsnöre. Det finns även olika psykologiska metoder för att påverka anbudsgivningen. I förhandlingar kan ske en interaktion mellan köparens behov och leverantörens möjlighet att lösa uppgiften, vilket också kan ge lägre pris eller påverkan på andra jämförbarhetsnyckeltal. Prisutvecklingen kan exempelvis se ut på följande sätt:

Jag tänkte nu berätta om några fallgropar som inträffat med e-auktioner av typen öppen inköpsauktion, s.k. omvänd auktion:

1. Ett befintligt avtal rörande mekanisk legotillverkning skulle konkurrensutsättas genom e-auktion. Specifikationer och avtalsförslag gicks igenom med ett antal presumtiva anbudsgivare. I e-auktionen fick anbudsgivarna lämna bud på styckpris för legotillverkning av produkten. Bud lämnades genom att logga in på en auktionsportal där endast anbudsgivarna kunde följa budgivningen. Budgivningen gick mycket trögt och påstötningar fick göras per telefon. När budgivningen till sist avslutats visade det sig att bästa pris var väsentligt högre än priset i befintligt avtal. Genom intervjuer försökte man utröna vad den svaga budgivningen berodde på. Det förefaller dels som att fenomenet som beskrevs ovan med svag efterfrågan också ledde till svag budgivning. Ett annat problem som identifierades var anbudsgivarna upplevde en stark motvilja att öppet blotta sin prissättning mot sina konkurrenter, dvs man förlorade hellre affären än blottade sina priser. Någon anbudsgivare hade till och med en rädsla för att priser skulle kunna göras öppna för andra kunder. Kanske en obefogad rädsla, men tillräcklig för att avstå från budgivning.

2. Ett befintligt avtal rörande leverans av standardiserade och enkla tjänster skulle konkurrensutsättas genom e-auktion. Presumtiva anbudsgivare fick ut specifikationer över tjänsterna som är så standardiserade att alla leverantörer i aktuell bransch kan genomföra dem. Detta medförde att ett stort antal anbudsgivare kunde bjudas in. Tjänsterna åsattes operationstider som hade uppmätts av konsulter. I e-auktionen fick anbudsgivarna lämna bud på timpris; ersättningen skulle sedan baseras på timpris multiplicerat med operationstid. I underlagen hade konsulterna dock förbisett att de till synes enkla tjänsterna var omgärdade av extremt komplicerad logistik och omvärldsfaktorer som påverkade operationstider. När avtal skulle tecknas med bästa anbudsgivare uppdagades dessa problem, resultatet blev att inte teckna nytt avtal.

3. Ett ramavtal för leverans av kontorsmaterial skulle upphandlas. En behovsanalys gjordes där man identifierade ett hundratal vanliga artiklar som också tilldelades viktning. E-auktion sattes upp och anbudsgivare fick lämna bud genom att ändra priserna i den viktade prislistan. Det viktade prisnyckeltalet utgjorde utvärderingskriterium. Avtal tecknades med vinnande anbudsgivare. På artiklar som inte fanns med i upphandlingen kunde leverantören sätta priserna fritt. Detta ledde till att artiklar utanför prisavtalet åsattes mycket höga priser. När avropare började använda avtalet så upplevdes de "fria" artiklarna som extremt dyra och billigare kunde köpas på annat håll. Detta ledde till mycket dålig avtalstrohet.

Som ni ser så har jag beskrivit några fallgropar med e-auktioner, men det finns säkert ännu fler. Sammanfattningsvis menar jag att för att få en fungerande auktion så ställs ganska höga krav på produkten, marknaden och upphandlarens förarbeten. I första hand måste vi välja hårt standardiserade produkter som är enkla och har enkel leveranslogistik. Leverantörsmarknaden måste präglas av väl fungerande konkurrens. Dessa produkter finner vi främst i Kraljicmatrisens nedre vänstra hörn. Vi måste vara beredda på att affärsrelationen kommer att hamna långt ner i relationstrappan som jag beskrev häromdan, dvs i stor utsträckning armlängdsavstånd. Specifikationer måste vara exakta och helst inte föränderliga annars ökar kvalitetsrisker och finansiella risker.

Vad gäller råvarubörser ser jag inte alls lika stora risker och problem. Här finns redan en väl fungerande standardisering samt tydliga och genomarbetade marknadsregler. Utbud och efterfrågan är stora, vilket  leder till väl fungerande auktionering. Endast i de fall köparen har behov av att börja utveckla kvaliteter utanför de som definierats på råvarubörsen så kommer det att uppstå problem.

Sluten budgivning med inslag av förhandling eller annan prispåverkan ser jag heller inte som problematisk. Det kan givetvis bli svårt att hantera många anbudsgivare om den utförs manuellt, så någon form av elektroniskt ärendehanteringssystem kan vara ett bra stöd. Jag tycker dock att man ska fråga sig om vi bör eftersträva alltför många anbudsgivare. Konkurrens i all ära, men det är inte bara konkurrens som leder till framgång, något jag tänker återkomma till!