Intressentanalys för inköpare

Intressentanalyser är vanliga inom förändringsprojekt, förändringar som handlar om omorganisation, processförändringar eller någon form av sourcingprojekt. För oss inköpare är de vanligaste sammanhangen följande:

• Outsourcingprojekt
• Insourcingprojekt
• Leverantörsbyten
• Produktförändringar
• Processförändringar
• Fastställande av sourcingplan

Varför behöver vi göra en intressentanalys? Som jag ser det så är den ett stöd för att finna en seglingsbar väg mellan kobbar, skär och undervattensgrynnor. Vi måste identifiera var i organisationen vi kan finna stöd, var vi kan finna motgång och vem som fattar beslut. 

Vi kan kalla in McKinsey som tar nån miljon för jobbet och så höjs statusen. Vi kan också ganska enkelt göra en egen utan att lägga mer än en kvarts jobb, eftersom vi känner personerna i organisationen. Jag tycker själv att analyserna brukar bli ganska generiska, eftersom positionerna inom ett företag är ganska statiska. Men det är nog inte så viktigt hur vi gör analysen utan snarare hur vi väljer att använda den.

Min egen intressentanalys är en enkel matris där jag identifierar fyra kategorier: Drivkrafter är personer som har en stark vilja att driva igenom (därför att de ser fördelar med målet). Motkrafterna omfattar de som motarbetar beslutet därför att ser sig som förlorare eller drar på sig merarbete. Medjälparna har kanske inte så stora vinningar, men heller inget att förlora. De kanske bara vill vara med om ett "vinnande koncept". Beslutsfattarna fattar beslut om åtgärden. Ungefär så här kan min analys se ut:

Nu kommer vi till det viktigaste; användandet av analysen. De fyra kategorierna behandlas olika. Beslutsfattarna måste informeras mycket och ofta så att de har möjlighet att påverka inriktningen och känner att de när som helst har möjlighet att dra i bromsen. Drivkrafterna blir ofta nyckelspelare i organisationen medan medhjälparna tas in vid behov. Motkrafterna är de som är svårast att hantera. Här gäller det att på många olika sätt försöka övertyga och få dem med på tåget. En variant som jag tycker om är att försöka ta in dem som gisslan i styrgrupp eller projektgrupp, där de får stor rätt att påverka, detta kallas kooptering. Överhuvudtaget är det viktigt att ha täta möten med motkrafter och beslutsfattare.

Ovan beskriven intressentanalys kan lätt uppfattas som kontroversiell, därför brukar jag inte sprida den. Jag håller den för mig själv eller en snäv krets. Istället rekommenderar jag att göra en officiell utgåva, exempelvis en engagemangsmatris (RACI) som jag beskrev häromdan:

RACI-matris för upphandling

Passande för den här bloggen är ju att jämföra det praktiska exemplet med den akademiska teorin, så låt oss gå dit: 1982 skrev sydafrikanen Aubrey Lipman Mendelow en avhandling om kommersiella intressentanalyser. Ur denna avhandling har myntats det kända begreppet Mendelows intressentmatris (eller Mendelowmatris). Lite på samma sätt som Kraljic klassificerar inköpskategorier så kategoriserar Mendelow intressenterna utifrån två aspekter: 1.Intressenternas inflyttande och 2.Intressegrad:

Mendelow skapar på detta sätt fyra kategorier:

Lågt inflytande och litet intresse är personer som kan konsulteras vid behov. Lågt inflytande och högt intresse informeras och konsulteras vid behov. Lågt intresse och stort inflytande måste få sina behov tillfredsställda annars kan de ställa till med besvär. Högt intresse och högt inflytande är de nyckelspelare som måste konsulteras och tillfredställas vid varje steg därför att deras aktiva stöd är nödvändigt.

Kan man se någon likhet mellan min förenklade modell och Mendelows teoretiska? Jag tror man kan se visst överlapp även om det inte är fullständigt, man skulle kunna se det på följande sätt:

Drivkraft ≈ Nyckelspelare
Motkraft ≈ Behov tillfredställs
Medjälpare ≈ Informeras, konsulteras
Beslutsfattare ≈ Nyckelspelare


Källmaterial: Intressentanalys