E-sourcing

En framgångsfaktor inom inköp är e-sourcing. Samlingsbegreppet e-sourcing omfattar allt från enklaste leverantörsportaler till avancerade relationsdatabaser kopplade mellan olika system över företagsgränserna. I litteraturen fann jag att Robert Monczka beskrivit e-sourcingen som en fyrstegstrappa på följande sätt:

Utifrån Monczkas e-sourcingtrappa har jag sammanfattat några vanliga funktionaliteter, dessa är:

A. Upphandlingsstöd

B. Ärendehantering

C. Beräkningsstöd
D. Avtalsdatabas
E. Webbkatalog/Portal
F. Orderhantering (inkl faktura)
G. Relationshantering
H. Statistik/Mätning/Analys
I. Auktioner
J. Företagsöverskridande kommunikation

Därefter studerade jag respektive leverantörs hemsida vilka funktionaliteter som erbjuds. Nu visade sig detta vara lättare sagt än gjort. Leverantörerna är dåliga att, på sina hemsidor, beskriva vad deras produkter innehåller. De flesta leverantörer låter bara hälsa att "vi löser alla dina inköpsproblem", utan att egentligen tala om vad de kan göra. Nåväl, även om kartläggningen inte kan bli fullständig så kan den ge oss en fingervisning om vad som finns på marknaden. Så här blev min webbkartläggning:

IBX: A, D, E, F, H
Logitall: E, F, H
Proceedo: E, F, H, J
ProcWare: E, F, H
Symbrio: E, F, H
BasWare: E, F, H, J
IFS: A, D, E, F, H
Avantra: A, E, D, H
Oracle: A, D, E, F, H
Agresso: F
Ariba: A, C, F, G
Clientem: F
Amesto: A, D, F
Gardeco: F
Jeeves, Garp: F
Koralldata: F
Promosoft: F
Q-branch: F
Vitec: F
PDB: B; F
InfoStruct; F
Monitor; F

Jag reserverar mig för att denna lista kan innehålla felaktigheter, vilket i sin tur beror på den bristfälliga information som många leverantörer lämnar på sina hemsidor. En funktionalitet som röner särskilt stor osäkerhet är graden av upphandlingsstöd. Här nämner flera att de har funktionaliteten, men i själva verket handlar det om en enkel funktion för att hålla rätt på vilka leverantörer som fått förfrågningsunderlaget, ofta kallas funktionen då eRFX. För den som sitter med stora komplexa upphandlingar med tusentals sidor anbudskorrespondens och komplicerad nyckeltalsutvärdering så räcker inte dessa enkla system.

Jag tog även fram ekonomiska nyckeltal för ovanstående leverantörer och fann att det finns en stor spännvidd i storlek från en årsomsättning på 0.2MSEK/år till 500 MSEK/år. Det bör även noteras att för många går nyckeltalen omsättning, vinst och soliditet som en jojo. Det går också att finna flertal fusioner etc. Det är alltså en bransch som präglas av osäkerhet och förändring, vilket i hög grad bör beaktas av den som ska välja leverantör.

Som ni ser i sammanställningen ovan så verkar den absolut vanligaste funktionaliteten vara orderstöd, vilket i stort sammanfaller med Monczkas första steg "transaktionsstöd". Min egen erfarenhet är också att det är inom detta område de flesta inköpsorganisationer kan finna fördelar. Men vi måste ha klart för oss att fördelarna finns vid repetitiva köp av likartad karaktär. Här kan man se stora fördelar i tillverkande industri med stora mängder produktionsmaterial som ska hanteras. Det finns dock områden där den här typen av repetitivt orderstöd kan bli störande och jag tänker då på köp av engångskaraktär, främst investeringar eller komplexa entreprenader. Även köp av tjänster kan vara svårt att passa in i dessa system. Tjänster kännetecknas av att det inte sker någon fysisk leverans vilket fungerar dåligt i många inköpssystem som är uppbyggda kring just fysisk leverans.

Vad ska då ett bra transaktionsstöd innehålla? Till att börja med bör det innehålla det som populärt kallas "P2P, purchase to pay". P2P omfattar hela kedjan från läggande av order tills det att fakturan är betald. Till detta tycker jag att man kan kräva en del kringliggande funktionaliteter, min önskelista (anpassad för ett tillverkande företag) ser ut på följande sätt:

• Enkel eRFX-funktion
• Leverantörsdatabas
• Ramavtalsdatabas
• Artikeldatabas
• Behovsplanering (lagerkontroll)
• Orderläggning
• Orderbevakning
• Ändringshantering (kvalitet, mängd, tid)
• Mottagningskontroll (gods, dokument)
• Full spårbarhet (företag med höga kvalitetskrav)
• Avvikelsehantering, felhantering
• Fakturascan
• Fakturamatchning/kontroll
• Betalning
• Statistik över order, artiklar och leverantörer

Även om jag överlag är mycket positiv till transaktionsstöd så tycker jag att problem och risker bör beaktas. Läser man tidskriftsartiklar så framhålls mest fördelar, men så enkel kan knappast verkligheten vara. Några problem och risker som jag sett är följande:

• Val av funktionalitet och komplexitet är ett dilemma för många. Vi vill förstås ha ett system med så stor och bred funktionalitet som möjligt, men bredden leder också till komplexitet. Vi får många personer som ska involveras och utbildas. Komplexiteten gör det svårt för alla inblandande att förstå hur olika aktiviteter hänger ihop.
• Implementation och integration av system är kostnadsposter som för de flesta typer av IT-system kan kosta mångdubbelt mer än licensavgiften. Visst är det bra att integrera med andra system, men det krävs en viss kritisk massa för att det ska bli lönsamt att göra detta. Jag råder alla att göra någon form av TCO-kalkyl för systemval, integration, utbildning och drift.
• Anpassning av system och processer är en balansgång. Att anpassa ett standardsystem kostar tid och pengar, likaså kan det kosta att förändra befintliga inköpsprocesser. Vilken väg skall vi gå? Utan att vara någon generell regel kanske man kan säga att det stora företaget anpassar systemet, medan det lilla företaget anpassar inköpsprocesserna.
• Hantering av köp som inte passar transaktionssystemet måste beaktas. Ovan berörda jag entreprenader, investeringar och tjänster, men det kan finnas andra typer av ad hoc-köp som inte är lämpade för ett transaktionssystem. Vi måste vara beredda att ha alternativa inköpsprocesser för dessa, inte tvinga in dem med våld, det leder sannolikt till sämre affärer.

Fler inköpssystem finns på följande länk:
E-handel

Läs även tidigare inlägg:
E-auktioner
Leverantörsportal

Powerpoint:
Utveckling av E-sourcing