I realiteten kan det förstås se helt annorlunda ut, men det här ger oss en ungefärlig bild om var kategorierna kan hamna. Som ni ser så bedömer jag att de flesta inköpskategorierna är ganska okritiska och har låg lönsamhetspåverkan. Med andra ord blir det viktigt för oss att försöka minska transaktionskostnaderna och viss mån konkurrensutsätta. Jag bedömer att de flesta kategorierna är lätta att konkurrensutsätta och leverantörsbyta. Här finns förstås undantag, tekniska system kan vara sådana, exempelvis larm. En inköpskategori som är svår att konkurrensutsätta är förstås hyra, men denna är starkt reglerad av hyreslagstiftningen, så här handlar det kanske mest om ett gott samarbetsklimat med hyresvärden.
En trend bland många mindre företag är att integrera flera FM-kategorier; exempelvis underhåll, städ, bevakning, möbler och kontorsmaskiner. Man kan kalla det för en form av horisontell integration. De ihopslagna inköpskategorierna kontrakteras med en FM-leverantör. Denna strategi underlättar hanteringen så att transaktionskostnaderna blir lägre. Myntets baksida är att priset för tjänsterna blir högre, eftersom FM-leverantörer lägger på ett arvode för att administrera tjänsterna. För större företag, där volymerna är större, så brukar inte denna inköpsstrategi bli så lyckosam. Minskad transaktionskostnad äts upp av det högre priset.
Behovsreduktion eller 'demand reduction' berörde jag i mitt inlägg om miljökrav. Genom att systematiskt försöka minska företagets behov av FM-tjänster så minskar kostnaderna. Jag har berört minskningar i el och värme som även minskar miljöpåverkan, men det finns en rad andra områden. Exempelvis kan man dra ned städning under semestertider. Vi kan investera i lokaler så att underhållet blir billigare. Använda skrivare som skriver ut dubbelsidigt för att spara papper. Den som är verksam inom FM-inköp kan nog komma på uppsjöar med idéer.
Med några lyckade FM-upphandlingar i bakfickan vill jag lyfta fram "bundling" som en nyckel till lyckade FM-lösningar.
SvaraRaderaGenom att ge en leverantör möjlighet att kombinera tjänster som reception, telefonväxel, städning, allmänt underhåll, utomhusskötsel, matsal etc så kan man minska kostnaderna radikalt. Den som städar kan också ta hand om enklare underhåll. Den som jobbar i matsalen kan också ta hand om posthantering. Och så vidare.
Detta kan man inte uppnå genom att plocka "den bäste" i varje segment. Då får man bara marginella kostnadsfördelar.
I ett FM-kontrakt är SLA avgörande. Betalning ska kopplas till hur väl man lever upp till SLA.
I tillägg till det bör man sätta ett årligt besparingskrav.
Något som också fungerar är att premiera leverantören om han kan ta över andra verksamheter på ett bättre/billigare sätt.
Typiska besparingar för FM ligger i storleksordningen 15-30%.