Spendanalys betraktas av många inköpsspecialister som vår tids Heliga Graal som ger evigt liv och framgång, men vad menas egentligen när termen används?
Hansjörg Fromm har i boken
Supply Chain Management on Demand givit en ganska bra beskrivning, inledningsvis definierar han den på följande sätt:
Spendanalys är ett paraplybegrepp använt för att fånga upp olika strategiska aktiviteter som är viktiga för att utforma företagets inköpsstrategi.
Vidare beskriver Fromm att spendanalysen är en process som innehåller ungefär följande delsteg:
- Datainsamling
- Datatvätt, rensning
- Kategorisering
- Rapportering, visualisering
- Utformande av inköpsstrategi
Arbetet inleds med
datainsamling, dvs data samlas in över alla gjorda köp under det senaste året. Det går även att samla uppgifter om interna kostnader som härrör från anskaffningen, exempelvis transaktionskostnader. I en större koncern som använder olika datasystem kan detta ske enligt en årlig plan. Insamlade data behöver sedan
tvättas. Exempelvis kan köp från samma leverantör ha skett under olika namn. Produkter kan ha fått felaktig benämning etc. Det finns färdiga program för tvättarbete, men det går också att bygga egna makron i exempelvis Excel. Spenddata måste sedan
kategoriseras, dvs indelas i olika kategorier med likartade egenskaper. Här finns uppsjö av metoder för att kategorisera, exempelvis:
- Volymvärdesanalys, paretoanalys
- Lagerklassifikationer
- Spendträd / kategoriträd / spendstruktur
- Portföljanalys typ Kraljic, Bensaou, Kamann
- Relationskategorisering
Kategoriserade data kombineras sedan medan andra former av analyser av inköpskategorierna. Exempelvis kan man betrakta produktegenskaper, leverantörers nyckeltal, marknadssituationen. Kombinationen av kategoriserade spenddata och andra indata formerar sedan en
spendrapport som kan visualiseras och presenteras. Slutsatsen av spendanalysen används sedan i arbetet med att ta fram
inköpsstrategier för företaget.
Min egen syn på spendanalys är att den är helt enkelt ett sätt att rita upp inköpskartan för att sedan formulera inköpsstrategi, dvs grunderna i den så populära kategoristyrningen.
Verktyg:
Hjälpmedel för inköpskategorisering
Inköpskategoriträd / Spendstruktur
Kategorisering av affärsrelationer
Ja visst är det så att Spendanalys är ett sätt att göra sin inköpskarta. Frågan är bara varför så få använder detta utmärkta tillvägagångssätt kontinuerligt. Det finns massor med exempel på åunktinsatser som gjorts där man kartlagt sin spend och sedan tagit fram handlingsplaner och genomfört dessa. Tyvärr stannar dock många projekt där. Istället borde man lära sig att använda detta verktyg proaktivt för att hela tiden analysera vilka nya möjligheter som finns att arbeta med sin kostnadsmassa.
SvaraRaderaInstämmer, alltför många söker bara en "quick fix".
SvaraRaderaSpendanalysen borde vara en generisk agenda på alla nivåer, såväl koncernnivå som inköpsgrupp och individnivå.
Det finns bra möjligheter att få hjälp med sin spendanalys, åtminstone tvättningsdelen.
SvaraRaderaFöretag som t ex D&B har en omfattande och högkvalitativ samling grunddata om leverantörer.
Att köra den egna grunddatan via deras system leder till att spend kan samlas till unika leverantörer (som hos oss ligger på flera dubletter). Dessutom kan man få en bild av vår spend hos leverantören i förhållande till leverantörens totala spend. Detta är speciellt viktigt när man handlar från många länder hos leverantörer med många olika legala enheter. (I sådana fall är det ofta svårt för oss att få grepp om vår relativa styrka hos leverantören totalt.)
Fortätter man att läsa Hansjoerg Fromms bok så beskriver han ingående tvättdelen. Han tar upp metoder som Levenshtein Distance, Jaccard Distance och Term Frequency. Det är ganska matematiska metoder som kräver en hel del programmeringsarbete för att fungera i praktiken. Om man inte är en flink programmerare så tror jag också att det kan vara värt att ta hjälp med tvättdelen.
SvaraRadera